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MAUAL DE PROCEDMIENTOS ADMINISTRATIVOS ASOCIACION OCHOCH HIKEE`K POPTUN PETEN.
I
NTRODUCCIÓN

Este manual de procedimientos ha sido preparado con el fin de poder implementar de una forma más efectiva, los controles que el Consultor sugiere con el propósito de que los procesos sean conocidos por el personal interno de la Asociación y puestos en práctica de manera eficiente para poder tenerresultados positivos así como datos exactos, actualizados y confiables.
Los procedimientos que se realizaron fueron de los controles que se describen a continuación:

CAJA CHICA
Se crea el fondo de la caja chica para sufragar gastos que por su monto e inmediata aplicación no pueden esperar la emisión y cambio de un cheque.
Para el control y manejo correcto del fondo debe observarse elcumplimiento de los siguientes requerimientos:

Manejo y Control:
• El fondo habilitado para disponibilidad en efectivo es de Q. 1,000.00
• Todo gasto a soportar con este fondo no debe exceder de Q. 100.00
• Los comprobantes a aceptar como gasto deben ser facturas contables, con los datos de identificación de la asociación, los cuales deben ser: facturas, facturas especiales y recibos cuando laley lo permita, y autorizados por la dirección los gastos respectivos.
• Se proporcionará anticipo de efectivo de caja cuando las actividades a cubrir deben ser canceladas de inmediato; en este caso el responsable de la actividad debe firmar un vale a la caja chica por el valor del efectivo recibido. No debe darse anticipo mayor del 50% del fondo de la caja chica.
• La concesión de un anticipoimplica su inmediata liquidación luego de cubierta la actividad para la que fue solicitado.
• Solo en situaciones especiales se aceptará que un vale permanezca más de dos días vigentes pero no debe permanecer más de ocho días sin liquidarse.
• No debe quedarse ningún vale de anticipo pendiente de liquidar al final de cada mes.
• Debe efectuarse corte de caja cuando el saldo disponible esmínimo, no debe agotarse el efectivo disponible en su totalidad. No hay un monto exacto definido para saldo pero debe procederse al reintegro de la disponibilidad cuando se disponga alrededor de Q. 200.00 en caja.
• El fondo a reponerse debe ser la suma de los comprobantes soportados con fondo de caja chica, exceptuando los vales, esta suma NUNCA debe ser mayor al fondo Autorizado. Ladocumentación objeto de corte debe conformar inmediatamente la respectiva póliza contable para el registro del gasto.
• Debe emitirse el cheque para reposición del fondo de caja chica a nombre del responsable de su manejo.
• Debe efectuarse un corte mensual obligatorio para lograr que todos los gastos sean registrados en el mes que les corresponde.
• En la liquidación de gastos o en el reverso deldocumento que soporta el gasto deberá contener la referencia para definir la codificación contable. (actividad, proyecto, etc).
• Todo gasto deberá ser autorizado por el Coordinador o Gerencia de la Asociación antes de la emisión del cheque o previo al reembolso contra comprobante.
• Todo documento que respalde un gasto Institucional soportado con fondo de caja chica debe estar sellado con lasespecificaciones de “PAGADO CON CAJA CHICA” “FECHA”.
• Debe practicarse un arqueo de caja al cierre de cada mes por el Tesorero de la Asociación. (Capacitar)

BANCOS
1. Deberá aperturarse una cuenta bancaria específica por cada Agencia donante que patrocine a la Asociación con la finalidad de tener un mejor control y una fácil supervisión de los fondos ingresados.
2. Toda cuenta bancaria deberáestar a nombre de la Asociación, con manejo de dos firmas mancomunadas y no individuales.
3. De ninguna manera se abrirá cuentas bancarias a nombre de algún empleado o funcionario de la asociación con fondos de ésta.
4. Todo ingreso recibido debe ser depositado de manera íntegra y constante en la cuenta de banco a nombre de la institución, debiendo elaborarse un recibo de caja.
5. Todo...
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