Organizacion: diseño e implementacion

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  • Publicado : 9 de junio de 2011
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ORGANIZACIÓN DE LA INFORMACIÓN RECOGIDA
Para que la tarea de relevamiento sea eficiente, es importante definir con anticipación el criterio de ordenamiento de la información recogida.
Facilita la consulta del material en las fases de diagnóstico y luego en las etapas de diseño e implementación, sino que también constituirá la documentación del trabajo realizado por cualquier necesidad dejustificación del mismo que pudiera surgir.
Ejemplo, lista de organización basada en el armado de carpetas de acuerdo al siguiente índice:
Estructura
Capítulo 1 Generalidades
Nombre de la organización
Direcciones
Organigrama
Estatutos y otras disposiciones
Autoridades: nombres, ubicación, teléfono, etc.
Capítulo 2 Dependencia
Funcionario que requirió el servicio
Nombre, dirección,teléfono
Cargo
Organigrama de su sector
Personas que dependen de él (nombre, dirección, cargo, etc)
Funciones del sector
Capítulo 3 Dependencia
Ídem capítulo 2
Procedimiento
Capítulo 1 Generalidades
Lista de procedimientos
Normas generales sobre los procedimientos
Capítulo 2 Procedimiento
Finalidad del procedimiento
Unidades intervinientes
Diagramas delprocedimiento
Volúmenes
Máquinas y equipos
Listado de formularios
Registros
Archivos
Capítulo 3 Procedimiento
Ídem capítulo 2

EVALUACIÓN Y DIAGNÓSTICO
Objetivo
Formular las conclusiones acerca de la efectividad y eficiencia de los sistemas relevados. Asociado a esta se encuentra la etapa previa y puede decirse que así como el diagnóstico no puede realizarse si previamente no se hamediado un relevamiento, este no tiene ningún sentido o valor si no se da lugar a la formulación de un diagnóstico.
No existe en la realidad una división clara y tajante entre estas dos etapas, no se puede decir que una se realiza cuando finaliza la otra. El diagnóstico se va produciendo casi simultáneamente a la recolección de los hechos.
Ejemplo: mientras recogemos datos a través de unaentrevista, es posible que vayamos sacando conclusiones en forma inmediata a los comentarios de nuestro interlocutor. Sin embargo las conclusiones no pueden ser definitivas si no se cuenta con la totalidad o buena parte de la información, de manera tal que exista un momento, digamos cuando se ha completado el relevamiento en el cual ratificamos o rectificamos conclusiones previas y elaboramos un conjuntocoherente de definiciones acerca del material relevado.
El núcleo fundamental de esta esta etapa es el análisis de la efectividad y eficiencia de los sistemas relevados. Recordemos la preeminencia del primero sobre el segundo, aun cuando este posiblemente demande mucho mayor tiempo que aquel.
Desarrollo y herramientas
En esta etapa resulta de gran utilidad el uso de una lista de controlcompuesta por las pregutnas siguientes:
¿QUÉ? Y ¿POR QUÉ?
¿CUÁNDO? Y ¿POR QUÉ?
¿DÓNDE? Y ¿POR QUÉ?
¿QUIÉN? Y ¿POR QUÉ?
¿CÓMO? Y ¿POR QUÉ?
Las respuestas nos darán las pases para el análisis de efectividad y eficiencia, también dan un cabal de idea al analista si ha realmente recogido todos los datos que necesita para tener un cuadro completo de la situación actual.
La respuestaa la primera pregunta ¿QUÉ? Nos permite saber acerca de lo que se está realizando. El ¿POR QUÉ? Nos dará base para el análisis de efectividad.
El ¿CUÁNDO? Hace referencia a la oportunidad en que cierta acción tiene lugar y el ¿POR QUÉ? Pretenderá indagar acerca de la existencia de oportunidades mejores para su realización.
El ¿DÓNDE? Nos presenta el lugar de realización de cierta acción y el¿POR QUÉ? Nos llevará a investigar la posibilidad de un espacio más adecuado.
¿QUIÉN? Nos relaciona la persona responsable de una determinada acción y el ¿POR QUÉ? Nos impulsa a pensar si es realmente la persona adecuada, sino es preferible reemplazarlo por otra persona de mayor o menor experiencia, nivel intelectual, etc.
¿CÓMO? Nos trae a colación el método y el ¿POR QUÉ? Va a dar lugar a un...
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