Organizacional

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Diseño de puesto correspondiente a una secretaria de Gerencia

1. Que hace, como la hace y para que (que debe hacer, como debe hacerlo y para que)

La secretaria de gerencia realiza labor de apoyo al director medico y al gerente de la empresa, tipeo en computadora, realiza cotizaciones, concreta citas y ordenamiento de documentos. Realiza también las llamadas concernientes a las actividadesde el Director Medico y del Gerente.

Brindar a su jefe un apoyo incondicional con las tareas establecidas, además de acompañar en la vigilancia de los procesos a seguir en el área de mercadeo. Debe ser una persona en la que se tenga plena confianza.

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2 Importancia de los requisitos del puesto

Atender oportunamente los requerimientos de gerencia resolviendo con celeridad lasinquietudes, además de atender la agenda de reuniones y viajes, preocupándose de concretar las solicitudes y recordarlas de manera oportuna, junto con dar apoyo administrativo y logístico cuando se requiera.

Debe poseer los siguientes requisitos:
Estudios de secretariado ejecutivo, experiencia laboral no menor a 3 años, escribir, leer y hablar correctamente 1 idioma extranjero (bilingüe)_Excelente redacción y ortografía.
_Facilidad de expresión verbal y escrita.
_Persona proactiva, y organizada
_Facilidad para interactuar en grupos.
_Dominio de Windows, Microsoft Office, e Internet.
_Brindar apoyo a todos los departamentos.
_Desempeñarse eficientemente en cualquier Área Administrativa.
_Conocimientos en el área de logística, Créditos, Cobranzas y Atención al Cliente.
_Aptitudespara la organización.
_Buenas relaciones interpersonales.
_Dinámica y entusiasta.
_Habilidades para el planeamiento, innovación, motivación, liderazgo y toma de decisiones.
_Capacidad de trabajar en equipo y bajo presión

Su trabajo consistirá en:

• Comunicación constante con los sectoristas de los distintos bancos para el seguimiento de Cartas Fianzas, Pagarés, Líneas de Crédito,Sobregiros
• Responsable del recepcionar, registrar y distribuir la correspondencia de gerencia.
• Emisión de correspondencia bajo numeración correlativa y codificada, de acuerdo al departamento que le ordene, y su remisión inmediata.

• Mantenimiento de archivos de contratos suscritos por la empresa con terceros.

• Atención diaria de las agendas de la Gerencia.

•Atención a las entrevistas personales.

• Recepción de mensajes telefónicos de gerencia.

• Control del fondo fijo (Caja chica), de acuerdo a las normas y procedimientos establecidos para tal función.

• Cumplir y hacer cumplir las políticas, normas y procedimientos de la empresa.

FUNCIONES

a). Reclutar las solicitudes de servicios por parte del departamento de servicio alcliente.
b). Hacer una evaluación periódica de proveedores para verificar el cumplimiento y servicios de estos.
c). Recibir e informar asuntos que tenga que ver con el departamento correspondiente para que todo estemos informados y desarrollar bien el trabajo asignado.
d). Atender y orientar al publico que solicite los servicios de una manera cortes y amable para que la información sea más fluida yclara.
e). Hacer y recibir llamadas telefónicas para tener informado a los jefes de los compromisos y demás asuntos.
f).Obedecer y realizar instrucciones que le sean asignadas por su jefe.

3. Requisitos biopsicosociales y eticos para poder desempeñar uno de estos puestos con eficiencia y calidad.

En cuanto al aspecto biológico se estila contratar secretarias de “buena presencia” , enalgunos casos restándole importancia a su formación académica.

En cuanto a los aspectos psicológicos y sociales deberá ser poseedora de:

• Personalidad equilibrada y proactiva.
• Autoestima positiva.
• Capacidad de adaptación a los cambios.
• Habilidades comunicativas y escucha activa.

• Capacidad de crear, innovar e implementar.

• Criterio propio para actuar...
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