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ANALISIS DE DOCUMENTOS Y SU NATURALEZA


DESCRIPCION DOCUEMENTAL
“GUIA DE DESCRIPCION DOCUMENTAL”








ELABORADO POR:

HEBER DE JESUS ALVAREZ
JENNY CATHERINE MENDEZ
YURY MONTOYA OROZCO
LUIS ANGEL RESTREPO GIRALDO







TECNICA: ASISTENCIA EN ORGANIZACIÓN DE ARCHIVOS


INSTRUCTOR: HEDUAN HENRY OSPINA








SENA – INTERACTUAR
MEDELLÍN (ANT)
2013DESARROLLO DEL TRABAJO



1. ANALISIS DE LA NORMA NTC 4095


POR HABER ALVAREZ


El Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación ICONTEC, es el organismo nacional de normalización, según el decreto 2269 de 1993.
El Icontec es una entidad de carácter privado, sin ánimo de lucro, cuya misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al productor y protección alconsumidor.
La NTC 4095 fue ratificada por el consejo directivo en 1997-04–16 esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
La descripción se realiza siguiendo un orden jerárquico de lo general a lo particular para lo cual identifican todas las divisiones posibles las cuales representarían el acervo de unarchivo histórico. Las normas técnicas 4095 se encuentran divididas en las siguientes partes que son: el fondo, subfondo, sección, subsección, serie, y subserie, unidad archivística (expediente), unidad documental (pieza).
Fondo: es un conjunto de documentos cualquiera que sea su formato o soporte, producidos orgánicamente y/o reunidos y utilizados por una persona particular.
Subfondo: lasubdivisión del fondo que contiene un conjunto de documentos relacionados que corresponden a subdivisiones administrativas en las oficinas u organismos que los originaron.
Cada subgrupo puede tener tantos subgrupos subordinados como sean necesarios.
La sección y la subsección van relacionadas de una u otra forma como en el caso del fondo y el subfondo.
Serie: son documentos que poseen unaorganización de acuerdo al procedimiento administrativo o que son conservados como una unidad porque son el resultado de la misma gestión o procedimiento, a la misma actividad, tienen una misma trilogía, o debidos a cualquier otra relación derivada de su creación, recepción, o utilización.
Subserie: son aquellos documentos que son el resultado de una misma gestión y cuyo contenido temático se refiere aun asunto específico.
Unidad archivística: es el conjunto de actividades que desarrolla el archivo para producir catálogos, índices, inventarios, y otros los cuales son instrumentos descriptivos o de consulta de los documentos.
Unidad documental: es la unidad más pequeña del archivo, indivisible intelectualmente ejemplo: la carta, el memorando, informe, fotografía, y registro sonoro.



PORJENNY MENDEZ

Esta norma es difundida por el Consejo Internacional de Archivos.
La norma 4095 nos habla sobre cómo deben ir los archivos en general. Es una norma que sufre constante cambio; pues se modifica según las necesidades y exigencias actuales del archivo. Se aplica en su totalidad en los archivos históricos.
La descripción documental se realiza de forma jerárquica respetando siempre laprocedencia y orden original. Se divide en:
Fondo, subfondo, sección, subsección, serie subserie, unidad archivística (expediente), unidad documental (pieza documental).
La descripción documental se trata de especificar minuciosamente un documento de tal manera que se facilite su acceso ya sea: Cajas, expedientes, legajos, folios, entre otros.


POR YURY MONTOYA


La NTC 4095 fueratificada por el Consejo Directivo en 1997-04-16. Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
El Archivo General de la Nación de Colombia trabajaba con la Norma ISAD(G) para la descripción de sus fondos documentales y en el año de 1997 fue presentada al Instituto Colombiano de Normas Técnicas y...