Papel Del Administrador Documental

NOMBRE: Alcira Rosa Palomino Siachoque
FECHA: 7 Noviembre 2012
ACTIVIDAD: Objetivos, Ensayo y Funciones de la Administración Documental
TEMA: GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÒN DOCUMENTAL

1. Regular la función archivística en las empresas.

2. Buscar la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta ytransparente, reduciendo costos y espacio.

3. Servir la información de forma precisa, ágil y oportuna, incrementando la eficiencia organizacional.

4. Contribuir a la toma de decisiones.

5. Apoyar a las investigaciones y procesos legales.
Los elementos almacenados y ordenados según diferentes aspectos (fecha de creación, fecha de almacenamiento, autor, tipo de documento, etc.)son herramientas básicas para el desarrollo de cualquier tipo de investigación.

ENSAYO SOBRE EL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso de la misma, y la administración documental hace parte de esta organización donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo más accesiblesposible y en un orden donde sea posible llegar a ellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicación exacta.
Como el avance de la tecnología, no para el papel, cada vez se vuelve más complejo e indispensable para el desarrollo de la empresa o cualquier entidad organizada, este concepto que como tal es parte importante en el desarrollo de una entidad, podemos notar que entiempos pasados los archivos de la misma no tenían un orden especifico y era una tarea difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada, ni un orden especifico para manejar el papel, carpetas, bandejas, archivadores, ni espacios reservados para documentación, detalle que podía hacerlo tardar horas buscado la misma documentación y retrasando procesos que pueden serdeterminantes para la empresa y colaboradores o recurso humano.
La administración documental regula la función archivística en las empresas, formulando normas y políticas para facilitar la gestión documental. Sabemos que la administración documental es una función de mucha responsabilidad la cual busca la protección de las memorias empresariales o institucionales de una manera correcta y transparente.Vemos que actualmente hay una cierta preocupación por el papel de la administración documental en el país, muchos obvian el significado de documento en papel, piensan que los documentos en soporte papel son simplemente basureros que acumulan las empresas por obligación y no se dan cuenta del valor trascendental en la toma de decisiones que tienen estos. Por estos motivos creo que el papel delarchivista o archivero en Colombia se toma en segundo plano, por tal motivo las empresas no se preocupan por capacitar a sus archiveros y es cuando se presentan los factores de error.
Está claro que hoy hay muchas tecnologías para la conservación documental y que tiene que estar presentes en la administración documental, pero no se debe perder el significado de documento en papel.
La administracióndocumental tiene un rol trascendental ya que su fin es el de servir la información de forma precisa, ágil y oportuna. Pero la administración documental tiene un papel muy amplio y no es tan general ya que se encarga de controlar, mantener, almacenar, eliminar y recuperar la información.

En la idea anterior vemos el papel tan importante de los archiveros y la administración documental, para darsoluciones y planes de gestión documental a las empresas que lo requieran de forma efectiva y concreta.

En las funciones que debemos ver, el control de la documentación es muy importante, ya que de hay partimos para administrar de forma correcta. Los códigos de ética para el recibo, despacho, elaboración, trámite y préstamo de información deben aclararle al archivero su papel fundamental como...