Procedimiento de auditoria de compras

Compras

Según Calimeri (1969), las compras se definen como la operación que se propone suministrar en las mejores condiciones posibles, a los distintos sectores de la empresa, los materiales y servicios que son necesarios para alcanzar los objetivos que la administración de la organización ha definido.

Del análisis de esta definición se puede afirmar que la función de compras no se limitasólo a la adquisición de bienes y servicios, pues involucra un conjunto de operaciones a manera de ciclo transaccional, que van desde el momento en que surge la necesidad de la adquisición, pasando por la recepción de bienes y servicios hasta concluir con el pago.

De esta manera, la función de compras tiene como objetivo principal garantizar a las distintas áreas de la empresa: el suministro atiempo, al mejor precio, con la mejor calidad y en la cantidad requerida de todos los bienes y servicios necesarios para su respectivo funcionamiento.

Ciclo de Compras

El ciclo de compras no es más que una interrelación de transacciones que se efectúan entre diferentes áreas operativas de una organización, para la adquisición de bienes y servicios de proveedores externos.

Para el InstitutoMexicano de Contadores Públicos (1997), el ciclo de compras de una empresa incluye todas aquellas operaciones que se requieren para la adquisición de bienes y servicios, el pago de estas adquisiciones y clasificar, resumir e informar lo que se adquirió y lo que se pagó.
Con respecto a lo anteriormente expuesto, se puede decir que la adquisición de bienes y servicios comprende el reconocimiento dela necesidad de comprar, la determinación de qué comprar, la decisión de dónde comprar, el establecimiento del tiempo de compra, cantidad y calidad requerida, así como también la recepción de bienes y servicios.

Asimismo, el pago de las adquisiciones incluye operaciones tales como acuerdos de precio, políticas de pago, proceso de la factura y su pago. Por otro lado, la clasificación y resumencontempla el registro de proveedores, el control del kardex de existencias e informes de compras a la gerencia, entre otros.

PROCESO DE COMPRA

El proceso de compra por lo general comprende las siguientes operaciones

• Emisión de requisiciones, formulario mediante el cual una unidad solicitante comunica al departamento de compras la necesidad de cualquier bien o servicio.

•Solicitud de cotizaciones, requerimiento que se realiza a los proveedores tomando en consideración el registro existente de estos en la empresa

• Evaluación y aprobación de cotizaciones, análisis y aprobación que se realiza de acuerdo a políticas de compra y a negociaciones en cuanto a precio, calidad, condiciones de pago, entrega y otros

• Elaboración y autorización de la orden deCompra, formulario a través del cual se formaliza el compromiso de compra

• Recepción, almacenaje y registro de bienes y servicios, proceso de recibo, chequeo, almacenaje y registro de bienes y servicios adquiridos

PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE COMPRAS

A continuación se presentan detalladamente los procedimientos de compra comúnmente realizado en una organización, empresa, instituciónentre otras:

|OBJETIVO |PROCEDIMIENTO DE AUDITORIA DE COMPRAS |
|Efectuar un estudio preliminar del ciclo de compras. |1. Actualice su información acerca de las normas, políticas y |
| |procedimientos que se llevan a cabo para laadquisición, recepción, |
| |registro y pago de bienes y servicios. |
| |2. Señale los cambios importantes en las políticas, procedimientos y |
| |normas establecidos para el manejo de...