Proceso para la toma fisica apl

INSTRUCTIVO PARA ELABORACION DE TOMA FISICA TOTAL Para la elaboración del inventario físico se deben seguir los procesos internos que tenga implementada cada empresa, Para la toma física se puede generar un listado de referencias por el programa 262 con los campos REFERENCIA, DESCRIPCION, LOCALIZACION, CONTEO. Una vez terminados los conteos y verificaciones, se procede a digitar la toma física enel sistema de la siguiente manera: Crear tipos de documento por el programa 20l if (minúscula), el sistema automáticamente coloca la clase 7 y naturaleza 2 y tipo de costo P-romedio, en bodega fija se deja en blanco para que permita ser utilizado en todas las bodegas de la compañía.

También deben crearse un tipo de documento de Ajuste de Entrada por Inventario físico, prefijo dejarlo enblanco, controla numeración S, clase 2-salidas/entradas varias, naturaleza 2-otras entradas, tipo de costo P-romedio (o el que el contador sugiera), bodega fija dejar en blanco para que acepte todas, cambia costo en el recálculo dejar en blanco para que si hay cambios de costos, el recálculo los tenga en cuenta.

Debe crearse un tipo de documento de Ajuste de Salida por Inventario físico, prefijodejarlo en blanco, controla numeración S, clase 2-salidas/entradas varias, naturaleza 1-otras salidas, tipo de costo P-romedio (o el que el contador sugiera), bodega fija dejar en blanco para que acepte todas, maneja iva N, cambia costo en el recálculo dejar en blanco para que si hay cambios de costos, el recálculo los tenga en cuenta. Si considera necesario que se lleve numeración automática, sedebe asignar en el 201 opción numeración automática a cada uno de los tipos de documento (if, ajuste de entrada, ajuste de salida) Es de anotar que este primer punto solamente se realiza una vez, ya que para los posteriores, los tipos de documento estarán disponibles. 1. En el programa 221, se degita la toma física colocando M-B: 100001 o la bodega a la que se realizo la toma física, Tipo if, Númeroes el numero del documento (si esta automático lo da el sistema), diseño dejar en blanco, mes del documento, fecha del documento, proveedor se debe digitar el nit de la empresa, y el vendedor asignado, luego digitar los ítems de la toma física con su respectiva cantidad y grabar con F5.

En el programa 201, opción definición de bodegas, existe una pregunta para controlar que todas lasreferencias tengan costo: Cant. Física sin costo S/N: se

debe tener definido N, para que toda la toma física sea valorizada correctamente, el sistema verifica y cuando no tiene costo genera el siguiente mensaje:

2. Generar informe de los documentos if generados para la toma física por el programa 263 para revisar la digitación de los conteos, este informe debe contener los campos DOCUMENTO, FECHA,REFERENCIA, DESCRIPCION, CANTIDAD, COSTO UNIDAD, COSTO TOTAL. 3. Si es necesario hacer correcciones de la digitación, se debe ingresar al programa 221, digitar el número de la bodega, tipo if, presionar la tecla F3 para digitar número, cargar el documento y hacer las modificaciones necesarias, grabar con F5. 4. Con el objetivo de dejar el campo de toma física en blanco, se debe hacer el siguienteprocedimiento: por el programa 703 Procesos Especiales Items (Fei) opción 6-Operaciones entre campos, campo 17-Toma Física, se debe seguir los pasos como lo indica la siguiente gráfica: (Puede correrse las veces que sea necesario)

5. Para que el sistema actualice el campo de toma física digitada por el programa 221, se debe ir al programa 703 Procesos Especiales Items (Fei) opción 16Recalcularla toma física if, el sistema pregunta la fecha inferior y la fecha superior, en esta debe colocarse únicamente el rango de fechas con que se grabo la toma física actual. El sistema recalcula los documentos if y lleva las cantidades al campo de toma física.

6. Por el programa 262 generar listado de inventario teórico contra inventario físico para establecer las diferencias generadas en el...