Proyecto

INTRODUCCIÓN
Este documento muestra la importancia del Proceso de Ordenación Documental dentro de la Organización Archivística, su relación estrecha e inseparable con el Proceso de Clasificación que le antecede y con el Proceso de Descripción que le precede.
El objetivo es ofrecer una herramienta de fácil acceso que oriente las labores en los archivos tanto a nivel teórico como metodológico,en instituciones públicas y privadas, a los archivistas, funcionarios de archivo, estudiantes e interesados en el tema, que les permita establecer los sistemas de ordenación documental más adecuados de acuerdo con las características propias de las series documentales.
El tema se aborda a través de dos capítulos; en primer lugar “Los Procesos de Organización” que
permite ubicar al lector en supropia realidad, la utilización equivocada de términos para las diferentes labores de la organización archivística guiada por la costumbre, para concluir mostrando los límites de cada uno de los procesos archivísticos y por ende el punto de partida de la Ordenación.
En segundo lugar se aborda “El Proceso de Ordenación” que parte del concepto y sus
generalidades, para ir descendiendo a loparticular, llevando a quien lo consulta a entender el Principio de Orden Original, en el cual se basa, así como los sistemas de ordenación y su aplicación, encontrando ejemplos e ilustraciones prácticos para su posterior aplicación.
También se reflexiona acerca de la incidencia que para las instituciones, tiene la aplicación de normas de carácter general y particular como los Manuales deprocedimientos y su relación con el tema que nos ocupa.
Se hace énfasis en la definición de Serie Documental como punto de partida del Proceso de Ordenación, mostrando las características y diferencias propias de las unidades documentales simples y las complejas para concluir con la foliación como elemento de control que permite asegurar la integridad de la documentación. Finalmente, se registra laBibliografía consultada, la cual se constituyó en apoyo y fuente primaria de la información que el documento presenta.
Incluye un glosario con la terminología técnica utilizada, cuyo objetivo es propender por la normalización del lenguaje archivístico con miras a mantener el estatus del archivo como manejador, administrador y custodio de la memoria institucional, así como para la comprensión de sucontenido.
Esta es una publicación del Archivo General de la Nación de Colombia, elaborada por Gladys Jiménez González con el apoyo y la colaboración de Carlos Gamboa Ruíz, Maria Imelda López Ávila, Clara Inés Casilimas Rojas, Juan Carlos Ramírez Moreno y demás compañeros y funcionarios de la División de Clasificación y Descripción.

LOS PROCESOS DE ORGANIZACIÓN
Los procesos de organización dearchivos son tres: clasificación, ordenación y descripción. A pesar de la aparente claridad, la primera dificultad que se encuentra al trabajar en archivos consiste en determinar qué se entiende archivísticamente por cada uno de ellos, pues las palabras mismas requieren atención por parte de los encargados de archivos para aclarar sus especificidades.
En la vida cotidiana usamos indistintamentelos términos “organizar” y “ordenar”. Así, decimos, por
ejemplo, que “es necesario organizar la casa” o que “es necesario ordenar la casa”, lo cual no representa
ninguna dificultad para alcanzar el logro propuesto. Si de la misma manera dijéramos que “es necesario
organizar un archivo” o que “es necesario ordenar un archivo” sí tendríamos algunas dificultades, pues
tales palabras no sonequivalentes cuando de archivos se trata. Otro tanto se puede decir de las definiciones ofrecidas en los diccionarios generales en los que se considera que las palabras organizar, clasificar y ordenar, son sinónimas:
“Organización: Acción y efecto de organizar. // Disposición, orden”. “Organizar: Disponer, establecer,
reformar, tomar forma regular. Sinónimo: ordenar”.
“Clasificación: Acción...