Tesis manual de procedimientos

MANUAL DE Procedimientos Contables Generales

Nombre

: Control de Fondos y Efectivo Capítulo I Sección A Pagina 1

Contenido: Acuerdos, Convenios, Contratos y Donativos Fecha de emisión Fecha efectiva

A. OBJETIVO: El propósito de esta Sección es explicar, que aún cuando cada Acuerdo, Convenio, Contrato o Donativo que suscribe el CATIE, puede tener características especiales, en cuanto asu administración, éstos no quedan excluidos de las Normas y Procedimientos Contables establecidos por la Institución. Sin inconveniente a la explicación anterior, existen algunas normas especiales que rigen algunos de los Acuerdos, Convenios o Contratos, las que se aclaran en cada uno de ellos. B. RESPONSABILIDADES Este Procedimiento involucra a la Administración General y a todas la unidadesoperativas donde se encuentre en vigencia un Acuerdo, Contrato , Convenio o se opere algún Donativo. C. NORMAS ESPECIFICAS: 1. Autoridad y Responsabilidad a. b. La primera responsabilidad sobre el control de los fondos y la ejecución de las operaciones, será la del líder o jefe del convenio o unidad operativa, donde se desarrollen las actividades del respectivo convenio, contrato o donativo. LaDivisión de Administración y Finanzas tendrá la responsabilidad del manejo de los fondos y la contabilización correcta y oportuna de todos los gastos ejecutados por el convenio, contrato o donativo.

2.

Cuentas Bancarias a. b. c. Los fondos destinados a operar los Contratos, Convenios o Donativos se manejaran en una cuenta bancaria oficial del CATIE y si el convenio solicita la apertura de unacuenta especifica, esta deberá abrirse con el nombre del proyecto o donante. En el caso de los fondos que transfiere el CATIE para la ejecución de los Convenios estos deberán manejarse solamente por medio de cuentas corrientes donde se especifique el nombre del convenio y el responsable de la cuenta. Todos los gastos que realicen deben estar aprobados en los presupuestos y por el líder o jefedesignado por la dirección general para un convenio, contrato o donativo.

MANUAL DE Procedimientos Contables Generales

Nombre

: Control de Fondos y Efectivo Capítulo I Sección A Pagina 2

Contenido: Acuerdos, Convenios, Contratos y Donativos Fecha de emisión Fecha efectiva

3.

Uso de Fondos a. En los casos en que la ejecución del programa, proyecto o actividad convenida con base a unAcuerdo, Contrato o Convenio, debe ser financiada totalmente con fondos de una institución nacional o internacional, será necesario que los fondos hayan ingresado al CATIE para realizar cualquier tipo de gastos. Unicamente el Director General y Director de Administración y Finanzas podrán autorizar el uso de otros fondos destinados específicamente a las operaciones de los Acuerdos, Contratos oConvenios, para financiar transacciones de éstos.

b.

D. DESCRIPCION DEL PROCEDIMIENTO: 1. Normas Generales del Registro de las Operaciones a. Las operaciones de los Acuerdos, Contratos, Convenios y Donativos serán registradas en la División de Administración y Finanzas conforme a las normas y procedimientos de contabilidad generalmente aceptados y establecidos en la institución siempre y cuandono se haya convenido lo contrario en los documentos suscritos por gobiernos u organismos nacionales e internacionales. En el manejo de la contabilidad de los Acuerdos, Contratos, Convenios y Donativos, se seguirán las normas y procedimientos descritos en este manual. a menos que se hubieran pactado otras, en todo o en parte.

b.

2. Norma especial del Registro de Operaciones. a. En los casos enque los Acuerdos, Contratos, Convenios y Donaciones, establezcan específicamente, que la contabilidad o administración de ellos tenga que manejarse en forma distinta a los procedimientos establecidos en CATIE, se buscará la forma de establecer o sistema que se ajuste o varíe lo menos posible con respecto la contabilidad y al manejo de fondos. En caso de que un convenio especifique lo indicado...