Vocabulario administracion documental

TEMA: VOCABULARIO ARCHIVISTICO

1. Examina el listado de términos que aparecen en el material de lectura del tema dos y consulta 12 de ellos.

2. Contesta falso o verdadero a las siguientes preguntas:

3.1. Aquel sitio en donde se reúne la documentación en trámite en busca de soluciones de asuntos iniciados y sometidos a continua utilización es el archivo de gestión (V)3.2. El archivo histórico custodia y conserva documentos de valor secundario para su consulta permanente y tramite respectivo (V).

3.3. Folio es la totalidad de los tipos documentales no numerados en la dependencia y que constan de más de tres páginas (F).

3.4. Donde se determina el destino de los documentos para su eliminación se llama expurgo de documentos (V).3.5. Un expediente puede ser un documento principal de la unidad archivística (V).

3.6. Legajo es el conjunto de documentos que conforman una unida documental (V).


VOCABULARIO ADMINISTRACION DOCUMENTAL
VOCABULARIO | DEFINICION |
ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL | Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentaciónproducida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación. |
CASILLEROS | Mueble con varias divisiones para tener clasificados papeles u otros objetos. Casillero: Mueble con varios senos o divisiones, para tener clasificados papeles u otros objetos. |
CLASIFICACIÓN | Labor intelectual mediante la cual seidentifican y establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección) de acuerdo a la estructura de la entidad. |
CONSERVACIÓN | Conjunto de medidas adoptadas para garantizar la integridad física de los documentos. |
CRONOLÓGICO | Principio de secuencia útil que consiste en la ordenación de conceptos conforme a la ocurrencia dentro de un período temporal. Tipo de ordenacióndonde la unidad elegida para determinar dicho orden es la fecha.Organización realizada teniendo en cuenta la fecha y/o el orden de la expedición del documento. |
DOCUMENTACIÓN | Es la recolección, almacenamiento, clasificación y selección, difusión y utilización de todos los tipos de información |
DOCUMENTO | Registro de información recibida o producida por una entidad o persona en razón de susfunciones o de sus actividades que tiene valor administrativo, fiscal, legal, científico, económico, histórico, cultural y técnico. |
ESTRUCTURA FUNCIONAL | También conocida como departamentalización funcional, esta estructura se podría llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones privadas y públicas.Organización basada en la idea de agrupar las especialidadesocupacionales que son similares o relacionadas. |
EXPEDIENTE | Es la forma documental de mayor uso en la administración pública. Se inicia a instancias de personas interesadas o por resoluciones administrativas. Si es un particular lo hace a través de un escrito y si es una institución pública, lo inicia de oficio. De acuerdo al tiempo de gestión, puede ser de trámite   normal, urgente, o muyurgente, eso lo determina la autoridad competente. Conjunto de documentos relacionados con un asunto que constituye una unidad archivística |
FACSÍMIL | Es un sistema de telecomunicaciones, que permite enviar copias de documentos a la distancia, utilizando por lo general las líneas telefónicas. El nombre viene del latín facsimile, que quiere decir hacer igual. |
FLUJO GRAMA | Es una representacióngráfica de la secuencia de actividades de un proceso. Además de la secuencia de actividades, el flujograma muestra lo que se realiza en cada etapa, los materiales o servicios que entran y salen del proceso, las decisiones que deben ser tomadas y las personas involucradas (en la cadena cliente/proveedor). |
FOLIACIÓN | Es la numeración de todas y cada una de las hojas que conforman el grupo...