Vocavulario administracion documental

VOCABULARIO

* ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL: Es el que resguarda los documentos, expedientes y   demás información, organizando y ejecutando actividades de clasificación, codificación y custodia dedocumentos, al fin de mantener la información actualizada y organizada a disposición de la entidad.
* CONSERVACIÓN: Conjunto de procedimientos y medidas destinadas a asegurar, por una parte, lasposibles alteraciones físicas en los documentos y, por otra, la restauración de éstos cuando la alteración se ha producido.
* EXPEDIENTE: Es la forma documental de mayor uso en la administraciónpública. Se inicia a instancias de personas interesadas o por resoluciones administrativas. Si es un particular lo hace a través de un escrito y si es una institución pública, lo inicia de oficio. Deacuerdo al tiempo de gestión, puede ser de trámite   normal, urgente, o muy urgente, eso lo determina la autoridad competente.
* FLUJOGRAMA: Es una representación gráfica de la secuencia deactividades de un proceso empresarial.
* GESTIÓN DE DOCUMENTOS: Conjunto de actividades y técnicas, tendientes a la planeación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por lasentidades, desde su origen   hasta su destino final con el fin de facilitar su utilización y conservación.
* RADICACIÓN: Procedimiento que permite el registro de los datos básicos de un documento queingresa a la entidad bajo el cumplimiento de unas condiciones mínimas y la asignación de un número único de radicación para su identificación dentro del sistema.
* SERIE DE DOCUMENTOS: documentosproducidos o recibidos de una oficina o unidad orgánica en cumplimiento en sus funciones, que tienen el mismo tipo documental o se refieren a un mismo asunto, y que son archivados, conservados,utilizados, valorados, transferidos o eliminados como unidad.
* TRASFERENCIA: Es la operación por la cual la documentación que no se necesita en una oficina o archivo, se envía a otro archivo para...