administración

Procedimiento General para la Elaboración de Manuales administrativos


"Es un registro escrito de información e instrucciones que conciernen al empleado y pueden ser utilizados para orientar los esfuerzos de un empleado en una empresa".
Los Manuales Administrativos representan una guía práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contieneinformación ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.
  
Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa querequiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado. Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa,para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado únicamente por las exigencias de la administración.
Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a lasnecesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.
Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con lamisión, visión y objetivos de la dirección de la misma.
Entre los objetivos y beneficios de la elaboración de Manuales Administrativos destacan:

Fijar las políticas y establecer los sistemas administrativos de la organización
Facilitar la comprensión de los objetivos, políticas, estructuras y funciones de cada área integrante de la organización
Definir las funciones y responsabilidades decada unidad administrativa
Asegurar y facilitar al personal la información necesaria para realizar las labores que les han sido encomendadas y lograr la uniformidad en los procedimientos de trabajo y la eficiencia y calidad esperada en los servicios
Permitir el ahorro de tiempos y esfuerzos de los funcionarios, evitando funciones de control y supervisión innecesarias
Evitar desperdicios derecursos humanos y materiales
Reducir los costos como consecuencia del incremento de la eficiencia en general
Facilitar la selección de nuevos empleados y proporcionarles los lineamientos necesarios para el desempeño de sus atribuciones
Constituir una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento de los sistemas y procedimientos
Servir de base para el adiestramiento y capacitacióndel personal
Comprender el plan de organización por parte de todos sus integrantes, así como de sus propios papeles y relaciones pertinentes
Regular el estudio, aprobación y publicación de las modificaciones y cambios que se realicen dentro de la organización en general o alguno de sus elementos componentes.
Determinar la responsabilidad de cada puesto de trabajo y su relación con los demásintegrantes de la organización.
Delimitar claramente las responsabilidades de cada área de trabajo y evita los conflictos inter-estructurales
Para elaborar un manual administrativo, cualquiera que sea, se deben desarrollar una serie de fases. Estas fases o etapas se explican brevemente a continuación:
1.- Planificación del Trabajo.
En esta etapa se conforma un grupo de trabajo encargado de la...