Administracion documenntal

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ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos de la organización, es decir, cómo se crean, revisan, publican y usan, además de cómo seeliminan o conservan al final del ciclo. Aunque el término "administración" implica el control completo de la información, un sistema de administración de documentos eficaz debe reflejar la referenciacultural de la organización que vaya a usarlo. Las herramientas que se usen para la administración de documentos deben ser flexibles, permitiéndole controlar estrechamente los ciclos de vida de losdocumentos si ello se adapta a la referencia cultural y los objetivos de la empresa, pero al mismo tiempo deben permitirle implementar un sistema menos estructurado si es lo más conveniente.
El concepto deAdministración Documental es muy nuevo, ha sido pensado y elaborado por la Escuela Norteamericana y está siendo difundido por la OEA, como una manera de modernizar las funciones y alcances delarchivo de acuerdo con las necesidades del mundo actual en cuanto al manejo y utilización de la información en las instituciones modernas. La administración documental cubre todo el ciclo de la existenciade los documentos, desde que son creados hasta cuando son destruidos o conservados de manera permanente.
La administración documental implica los sistemas y servicios de gestión de archivos,utilización y conservación de documentos, eliminación de documento, automatización y reprografía como medios de difusión de la información. Esto permite deducir que las funciones del Administrador Documentalson: Planear, diseñar, organizar controlar y evaluar los diversos procesos documentales que permitan establecer un sistema integrado de información adecuado a las necesidades institucionales y unaeficaz prestación del servicio; lo cual cambia el tradicional concepto que se tiene del archivo.

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

1. Permite a las personas el desempeño óptimo en los...
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