Administracion Documental

OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Y SU IMPORTANCIA

Se entiende como Administración Documental al conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación manejo y organización de la documentación producida y recibida por las entidades y/o empresas desde su origen hasta su destino final con el objeto de facilitar su utilización y conservación.

Objetivos de la Unidad deAdministración documental.

Es un sistema de apoyo a la organización y tiene como objetivos:
• Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.

• Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que se requieren.

• Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.

• Garantizar en forma permanente laconservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados

• Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

• Establecer un control racional y ordenado de los documentos que se manejan

• Información disponible de acuerdo a las necesidades de cada usuario.

• Reducción en el tiempo de análisis y toma de decisiones.

• Mejora en el manejo de reclamos yoptimización de los procesos internos.

PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Analizando varios temas con respecto al papel que juega el Administrador Documental en una empresa, encuentro que actualmente el rol ha tomado una importancia trascendental, dado que el manejo del archivo en una organización es fundamental para la “historia de la compañía”. El administrador documental tiene la responsabilidadde recibir, clasificar, organizar, preservar, sistematizar y guardar los documentos, dándole estructura y orden al archivo. Igualmente, asegura y facilita el acceso a los documentos. La gestión documental no es algo nuevo, simplemente ha evolucionado en el último siglo por el crecimiento exponencial de la información desarrollando nuevas técnicas para permitir el acceso a grandes masas de lainformación. Cada día vemos la importancia de cobra una buena administración del archivo en las organizaciones, pues facilita el acceso, la consulta de los documentos.
Igualmente, todas las funciones realizadas por el Administrador Documental son fundamentales para la conservación de la información, siendo éste, un problema que aquejaba el archivo de las entidades dado que por el paso del tiempo ylas diferentes condiciones, se dañaba y deterioraba la documentación.
Desde el año 2000 con la ley 594 General de Archivo Nacional se capacitó a los archivistas enfocados a establecer las necesidades de cada empresa, para darle mayor eficiencia los documentos, dando así una mayor fluidez y agilidad a la hora de guardar y distribuir el espacio. También nos enfocamos en la preservación delambiente, trabajando con materiales reciclables para que no maltraten los documentos de larga duración.
Anteriormente, la persona encargada denominada “el señor(a) del archivo”, se limitaba a guardar los documentos que llegaban a sus manos, sin darles mayor cuidado, los archivaba y estos quedaban guardados por mucho tiempo, deteriorándose, teniendo difícil acceso al buscar determinado documento ysin los lineamientos y parámetros que hoy existen, se manejan y se aplican.
El aumento del volumen de producción documental, y la multiplicación de soportes y tecnologías para explotarlos, supone manejar unas masas documentales cada vez más grandes y complejas.
La gestión documental se convierte entonces, en una tarea fundamental para el normal desarrollo de las organizaciones, la cual hay queempezar a difundir y aplicar en aquellas entidades donde aún no se ha implementado un sistema de clasificación y estructura del archivo.
A pesar de que el 90% de la información de valor para las empresas se encuentra en sus documentos, y que éstos son una fuente esencial tanto para la mejora de la eficacia como para el incremento del conocimiento, la gestión documental sigue siendo una asignatura...