Administracion documental
Páginas: 7 (1650 palabras)
Publicado: 24 de enero de 2012
ACTIVIDAD No. 1
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
PUNTO 2:
Objetivos
• Organizar y archivar los documentos de forma que tengan facilidad de búsqueda y acceso a la información de la entidad productora.
• Consolidar toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.
• Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que seprocesan.
• Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
• Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
Ensayo:
IMPORTANCIA DEL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA EMPRESA
Para la empresa donde laboro es importante tener un puesto de administración documental ya que así tendremos una mejor organización y que no solo es paraeso si no que se ha convertido en una necesidad para el mejor funcionamiento y el éxito de ella. Es una tarea de mucho cuidado y es de vital importancia para cualquier organización y me atrevo a decir que la información almacenada en “toneladas” de papel es un tesoro.
El papel del Administrador Documental es muy importante, debido a la gran cantidad información que maneja la empresa, no importael tamaño de esta los archivos son de suma importancia para su administración y su cultura, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, después de su vigencia, estos documentos son potencialmente patrimonio cultural y de identidad social.
El Administrador Documental, tiene a su cargo la organización, conservación, uso ymanejo de los documentos y es responsable por el uso de los mismos, también es el encargado del fortalecimiento de su infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de la administración de documentos y archivos.
También tiene a su cargo la función probatoria, garantizar y perpetuar el historial de la documentación de laempresa.
Es una labor de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
El es el encargado de:
Elaborar la TRD (tabla de retención documental ). Es un listado de series, con suscorrespondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, producción, circulación, almacenamiento y disposición final estas se deben elaborar teniendo en cuenta la estructura orgánica funcional de la empresa con el fin de identificar la serie y subseries documentales cualquiera que sea el soporte de lainformación. Tiene en cuenta los periodos de retención y disposición final de la documentación estos son fijados en la tabla de retención los cuales son establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.
Preservar la integridad de los documentos de valor para la empresa: uno de los valores fundamentales de los documentosempresariales, es su carácter de ser soporte de evidencia. El valor probatorio ha sido siempre uno de los factores determinantes para la conservación de los archivos en papel.
El administrador de documentos debe unir la política de conservación documental con el establecimiento de medidas adecuadas para preservar la integridad de los documentos de valor de la empresa y garantizar su fiabilidad.Ello significa conservar la estructura, el contenido y el contexto en el que se generaron a través de sucesivos procesos de migración de equipos, soportes o aplicaciones informáticas.
La realidad documental es compleja, y la situación de las empresas frente a ella puede ser muy diversa.
Así que en la Administración documental todos somos actores importantes en el proceso de modernización. En...
ADMINISTRACION DOCUMENTAL
PUNTO 2:
Objetivos
• Organizar y archivar los documentos de forma que tengan facilidad de búsqueda y acceso a la información de la entidad productora.
• Consolidar toda la información disponible en un único lugar, pertinente a cada empleado.
• Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que seprocesan.
• Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
• Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan.
Ensayo:
IMPORTANCIA DEL PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL EN LA EMPRESA
Para la empresa donde laboro es importante tener un puesto de administración documental ya que así tendremos una mejor organización y que no solo es paraeso si no que se ha convertido en una necesidad para el mejor funcionamiento y el éxito de ella. Es una tarea de mucho cuidado y es de vital importancia para cualquier organización y me atrevo a decir que la información almacenada en “toneladas” de papel es un tesoro.
El papel del Administrador Documental es muy importante, debido a la gran cantidad información que maneja la empresa, no importael tamaño de esta los archivos son de suma importancia para su administración y su cultura, porque los documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes, después de su vigencia, estos documentos son potencialmente patrimonio cultural y de identidad social.
El Administrador Documental, tiene a su cargo la organización, conservación, uso ymanejo de los documentos y es responsable por el uso de los mismos, también es el encargado del fortalecimiento de su infraestructura y la organización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes y actualizados de la administración de documentos y archivos.
También tiene a su cargo la función probatoria, garantizar y perpetuar el historial de la documentación de laempresa.
Es una labor de carácter continuo, jamás se puede decir que ha terminado, dado que la empresa y sus recursos están sujetos a cambios constantes (expansión, contracción, nuevos productos, etc), lo que obviamente redunda en la necesidad de efectuar cambios en la organización.
El es el encargado de:
Elaborar la TRD (tabla de retención documental ). Es un listado de series, con suscorrespondientes subseries y tipos documentales, a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, producción, circulación, almacenamiento y disposición final estas se deben elaborar teniendo en cuenta la estructura orgánica funcional de la empresa con el fin de identificar la serie y subseries documentales cualquiera que sea el soporte de lainformación. Tiene en cuenta los periodos de retención y disposición final de la documentación estos son fijados en la tabla de retención los cuales son establecidos por ley, reglamento o propuestos por los gestores de la documentación ante las instancias correspondientes.
Preservar la integridad de los documentos de valor para la empresa: uno de los valores fundamentales de los documentosempresariales, es su carácter de ser soporte de evidencia. El valor probatorio ha sido siempre uno de los factores determinantes para la conservación de los archivos en papel.
El administrador de documentos debe unir la política de conservación documental con el establecimiento de medidas adecuadas para preservar la integridad de los documentos de valor de la empresa y garantizar su fiabilidad.Ello significa conservar la estructura, el contenido y el contexto en el que se generaron a través de sucesivos procesos de migración de equipos, soportes o aplicaciones informáticas.
La realidad documental es compleja, y la situación de las empresas frente a ella puede ser muy diversa.
Así que en la Administración documental todos somos actores importantes en el proceso de modernización. En...
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