Administracion Documental

. Consulta en otras fuentes bibliográficas (libros, internet, documentos del área) y amplía el concepto de Administración Documental. Es la forma en que las entidades públicas o privadas adoptan normas técnicas o disposiciones usadas para administrar y organizar el flujo de los documentos de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde ellos, determinar el tiempoque los documentos deben guardarse, eliminar los que ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos más valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.
2. A partir de la consulta:
* Establece 5 objetivos que debe perseguir la Administración Documental.
Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamente los trámites de los documentos que se procesan.(Recepción)

Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan. (Registro y Distribución.)

Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan (Archivo).
Conservar en buen estado los documentos que son originados por una organización.
Depuración de copias y papel químico.
* Elabora una relatoría sobre el PAPEL DEL ADMINISTRADOR DOCUMENTAL en laentidad donde laboras. Esta relatoría no debe ser mayor a una cuartilla. En el espacio “Documentos de Estudios”, encontrarás las pautas para la elaboración de una relatoría
En la empresa donde laboro, existe la unidad de correspondencia y el compañero que trabaja en ella debe administrar los documentos tanto internos como externos, se debe de guiar por unos procesos dentro del programa de gestióndocumental y son las siguientes:
 Recepción de documentos.
 Distribución de documentos.
 Radicación de documentos oficiales.
De acuerdo con lo anterior, el administrador de documentos debe garantizar la gestión transparente, responsable, eficiente y eficaz.
Se puede decir que este es uno de los trabajos más importantes tener en cuenta el tramite y control de generan los documentos y darrespuesta rápida a las solicitudes.
De igual forma identifico que debe tener en cuenta las medidas preventivas y correctivas en cuanto a la conservación y cuidado que se debe tener al momento de recibir, enviar y archivar los documentos.
El administrador de los documentos en la unidad de correspondencia debe tener en cuenta los principios archivísticos los cuales enuncio a continuación:Principio de procedencia: Es el principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que los documentos producidos por una institución y sus dependencias no deben mezclarse con otras.
Principio de orden original: Es el principio fundamental de la teoría archivística por el cual se establece que la disposición física de los documentos debe respetar la secuencia de los trámites que losprodujo.
Otra parte importante del trabajo es sistematizar la información más importante que contiene los documentos con el fin de saber que tramite llevan los documentos en gestión.
Cuidar y valorar los medios tecnológicos que se tiene a mano, con el fin de ayudar a la recepción y envío de documentos a las demás dependencias que quedan por fuera de la empresa de forma más ágil.
Saber que en elarchivo de gestión se debe de diligenciar el formato único de inventario documental donde se relaciona todos los documentos en este archivo, también como herramienta en la administración de los documentos es la tabla de retención documental donde se determina que tiempos deben estar estos documentos con el fin de hacer la transferencia primaria.
Mantiene como apoyo, manuales y guías con el finde dar la descripción documental dentro del archivo, ubicando de forma rápida los mismos en las bandejas, estantes, modulo, rótulos carpetas y cajas.
Es menester responsabilidad para salvaguardar la documentación que la oficina genera, tramita y despacha hacia otras unidades, teniendo a la mano las herramientas para el buen desarrollo de esta labor, protegiendo la documentación y realizando un...