Administración documental

PROGRAMA: ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

ACTIVIDAD UNO:
QUE ES ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Es la organización para llegar al éxito de cualquier actividad a realizar, es necesario tener siempre un orden que nos permita llegar con facilidad y rapidez a lo que estamos buscando.
Según la Ley General de Archivos la Administración Documental es un conjunto de actividades administrativas y técnicastendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las Entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación.
Podemos afirmar que la esencia de la administración documental son los documentos, y que todo documento comprende un CONTEXTO, un CONTENIDO y una EXTRUCTURA, suficientes para proporcionarevidencia de una actividad.
La función más importante de la administración documental, es “mantener el testimonio de las actividades e informaciones de valor para la empresa, ya sea por un valor jurídico o probatorio, de reutilización, de memoria histórica o para el incremento del conocimiento colectivo”.
GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Permite el establecimiento de políticas, ladefinición de normas y la toma de decisiones que facilitan la gestión en las organizaciones.
OBJETIVOS:
 Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivos dentro de cualquier institución pública o privada.
 Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con el fin de evitar la producción de documentos innecesarioso que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o reglamentario.
 Hacer una reglamentación en cuanto al tipo de materiales y soportes de calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio ambiente.
 Permitir la recuperación de información de una forma mucho más rápida efectiva y exacta.
 Establecer los procedimientos para ejecutar rápidamentelos trámites de los documentos que se procesan.
 Garantizar en forma permanente la conservación, organización y acceso fácil de los documentos archivados.
 Facilitar la organización y mantenimiento de los archivos

ENSAYO:
La Administración Documental tiene muchas definiciones según lo consultado, pues representa el proceso que se lleva en una oficina o empresa, empezando por llevar unorden específico para los documentos que manejamos en la oficina, nos señala como se debe llevar la documentación que a diario llega a la oficina.
Debemos saber controlar, mantener, eliminar y recuperar la información de toda clase, es cumplir específicamente con el OBJETIVO, de administrar la documentación.
Los archivos son importantes para la administración y la cultura de un municipio, porquelos documentos que la conforman son imprescindibles para la toma de decisiones basadas en antecedentes. Pasada su vigencia estos documentos, adquieren mayor valor por su contenido histórico.
Vemos que desde años anteriores la tarea de administrar documentos es una tarea primordial que nace debido a la necesidad de documentar o fijar actos administrativos y transacciones legales y comercialespor escrito para dar fe de los hechos para el desarrollo de la sociedad, para no perder la memoria en la consecución de la historia aplicable a todos los aspectos de la vida; se hallan manuscritos que han resuelto grandes misterios, como por ejemplo la Biblia nos hace recordar acontecimientos que no se deben olvidar al paso del tiempo.
FUNCIONES QUE REALIZO EN EL EMPLEO
Como cargo de secretariatengo que saber organizar mi archivo para poder tener un mejor desempeño en mis funciones diarias.
Por lo anterior le comento, que estoy elaborando el archivo de varios años anteriores como lo reglamenta el Archivo General de la Nación, siempre se ha tenido el archivo organizado según nuestro criterio, pero ahora con la nueva reglamentación todo ha cambiado, en la Personería se maneja bastante...