Archivo

BASES DE LA ARCHIVISTICA

INTRODUCCIÓN

La Archivística desde hace mucho tiempo se ha introducido a la legislación para las distintas áreas en las cuales se localiza el trabajo archivístico, es por ello que ha surgido una gran importancia de tener control en los archivos de las diferentes dependencias, ya sea de carácter administrativo, gubernamental, religioso, etc. Sin embargo existensituaciones no satisfactorias de muchos archivos que desgraciadamente se encuentran en muy mal estado, eso es debido a que no tenemos el suficiente conocimiento del manejo de los mismos. El presente trabajo tiene como objetivo dar a conocer la definición de cada uno de los conceptos de la Archivística así como Archivo, Documento, caracteres de los documentos, su importancia y función de los archivos,ciclo vital y valores de los documentos y así poder emplearlos a la práctica.


DESARROLLO

En este tema se abordarán los aspectos más importantes de la Archivística, así como los conceptos fundamentales que son los que a continuación se mencionan:

La Archivística es la ciencia que estudia a fondo los principios y problemas que sean derivados de las funciones de los archivos, ya seatextual, manuscrita, gráfica, oral, escrita o impresa.

El Archivo es el conjunto de documentos, sin tomar en cuenta la fecha de emisión, ni la procedencia que una o varias personas, dependencias y organizaciones puede recibir o emitir para su resguardo.

El Documento es un argumento en el cual se crean las diferentes acciones del hombre o el contenido de alguna noticia o suceso. Aunque no sóloconsideramos Documento a los textos, dibujos, fotos, etc., sino también a las nuevas formas de transmisión electrónica como podrían ser los archivos informáticos y las tan famosas páginas web, que de ahí podemos obtener demasiada información de lo que se está buscando.

Caracteres de los Documentos

Una vez que se ha definido el Documento es conveniente hacer mención de los caracteres del mismo,el autor Schellenberg, implantó que los caracteres de los documentos se refieren tanto a su estructura física (caracteres externos) como su contenido individual (caracteres internos).

Caracteres Externos: Son la estructura física del documento para poder lograr una eficiente organización

← Clases, en este carácter se localizan los documentos de carácter textual, escrito, audiovisual,electrónico, etc.
← Tipo, en este se revela el contenido del documento como su organización.
← Formato, La forma en que se reúnen los documentos.
← Cantidad, este carácter refiere al número de unidades y al área que ocupan los documentos.
← Forma, que el documento sea original, copia o certificada.

Caracteres Internos: Son el contenido individual de cada documento y así lograrcon ello una eficaz organización

← Entidad Productora, en este carácter se refiere al autor del documento.
← Orígenes Funcionales, en este se explican las razones del origen del documento.
← Fecha y Lugar de Producción, tiempo y espacio en que se sitúa el documento.
← Contenido Sustantivo, tema que tratará el documento, así como sus objetivos. Este a su vez tiene tresdivisiones:


▪ Intensivo, en este se presentan asuntos muy concretos y que tienen una excelente definición
▪ Extensivo, en este se ofrecen pocos datos respecto a un conjunto de elementos.
▪ Diversificado, en este los datos son variados, ya que las cuestiones son diversas.

Importancia y Función de los Archivos

La archivística considera que todo documento esimportante dentro del ámbito, porque pueden ser reglamentados sus registros para ser preservados estrictamente en áreas dedicadas para su conservación.
La importancia que el documento tiene en el entorno archivístico que es la fuente principal de comunicación de los seres humanos se pueden encontrar plasmados actas de nacimiento, reglamentos, fotografías, dibujos, mapas, que se convierten en fuentes...