Congreso

CAPÍTULO I (2da Parte) Antes del Congreso…
9. Viáticos de ponentes Ahora que los ponentes han aceptado nuestra invitación, debemos escribirles y agradecerles para empezar a crear un lazo de constante comunicación. Hay tres posibles situaciones que pueden ocurrir en la relación entre el área de ponentes y el ponente: • • Acceder: Es cuando aceptamos sin objeción las condiciones del ponente. Porejemplo, acceder a comprarle boletos en primera clase aunque sabemos que habrá que sacrificar otras cosas para solventar ese gasto. Persuadir: Aquí tratamos de darle a entender al ponente que hay otras opciones que podrían convenir a ambos. Por ejemplo, platicarle de los beneficios que podría tener al viajar en clase business (para no tener que gastar en primera clase). Negociar: Esta incluye lasdos, es decir, se puede acceder en algunas cosas pero al mismo tiempo darle a entender que no todo se podrá, proponiendo así otras alternativas.

•

Dependiendo del número de personas que tenga el área correspondiente se pueden repartir a los ponentes para tener un mejor control sobre cada uno. Así será más fácil y menos confuso administrar sus vuelos, estancia, requerimientos técnicos, dudasrespecto al evento, etc. Este punto de viáticos abarca lo más caro del congreso. Un gran porcentaje de las ganancias se va en pagar este tipo de cuentas. A continuación explicaré lo que a mi parecer son los 5 aspectos más importantes de este punto: • • • • • Boletos de avión Transporte terrestre Hospedaje Comidas Aspectos técnicos

Después de que hemos elegido a nuestros ponentes y ellos a su vezhan aceptado venir a nuestro congreso, hay que iniciar una nueva etapa de investigación. Es indispensable buscar y comparar precios para tener una idea más clara de lo que nos conviene y así lograr comprar los respectivos boletos de avión. Ya se había realizado un estimado de cuánto gastaríamos, sin embargo, ahora ya tenemos bien definidos los países de origen y las fechas en las que los ponentesnos acompañarán. El beneficio de estar en contacto con las demás áreas es que se puede ahorrar más entre mejor comunicados se encuentren. Por ejemplo, el área de
Eyra del Carmen Pérez Gil . Realizando un congreso . www.udla-diseno.com

patrocinios puede encargarse de contactar aerolíneas que les otorguen descuentos en algunos vuelos de los ponentes. Esto ayudaría mucho a conservar elpresupuesto asignado. Hay tres principales formas de conseguir los boletos de avión: • • • Por agencia Directamente en la aerolínea Compra por Internet

Cuando a nosotros nos tocó organizar el congreso, el encargado del área de ponentes decidió comprar los boletos directamente con la aerolínea ya que por medio de agencia era más caro y no necesitábamos de todos los servicios que una agencia nos podíabrindar. Asimismo, omitimos la compra por Internet (aunque los boletos son más baratos) debido a que en caso de cancelar algún vuelo no había forma de que nos reembolsaran el dinero a diferencia de tratar directamente con la aerolínea. El trato entre la agencia o aerolínea y el área de ponentes es básico. Debes checar los precios de las demás aerolíneas, no sólo con la que estés tratando ya quevaría constantemente. Al apartar un boleto éste se debe renovar aproximadamente cada 2 días (si es que aún no tienes el dinero completo para comprarlo). Es muy recomendable que los vuelos sean directos, aunque con escalas salen más baratos pero con eso habría más posibilidad de perder a tu ponente, lo cual no conviene ya que debe estar completamente cómodo durante su estancia. Investiga qué tipo dedocumentos necesitará para entrar al país (pasaporte, visa, etc.) y avísale con tiempo para saber si los tiene o necesita conseguirlos. Recuerda que este tipo de documentos no deben enviarse por Internet, es mejor utilizar fax. Es importante la comunicación con el ponente porque quizá él no desea regresar al mismo estado de donde vino o tal vez desea quedarse más tiempo del que dura el congreso...