Desarrollo Y Uso De Las T Cnicas De Documentaci N

Desarrollo y Uso de las Técnicas de Documentación
El proceso de dirigir un departamento contable requiere que se dispongan de las herramientas de tipo gerencial adecuadas para poder entender comosuceden o se llevan a cabo los procedimientos en el área contable. Una de las galas más comunes que se pueden encontrar en las empresas, es la falta de documentación de todas las actividades y tareasque se llevan a cabo, de tal forma que con frecuencia se dan casos en que un empleado se vaya de la empresa y se desconozca la gorma en la cal realizaba sus actividades. Para prevenir estas situacionesun gerente debe planificar tomar decisiones acerca de cómo documentar, todo el trabajo realizado por los empleados; es decir, proceder a establecer formalmente los procedimientos que se realizan enla empresa. Normalmente, todo el conocimiento de la empresa es reflejado d distintas formas o maneras. La más común para llevar a cabo esta tarea es a través de la implantación de manuales deprocedimientos. Podemos distinguir las siguientes técnicas para comunicar y documentar decisiones y procedimientos dentro de una empresa:
Memorándums: son comunicaciones internas que en forma corta debenexpresar una pauta, norma o decisión de algún funcionario. En algunos casos se tiene la costumbre equivocada de comunicar un procedimiento en el cuerpo y texto del memorándum, lo cual es una prácticaerrónea. El texto del memorándum debe expresar en forma corta la pauta o noma a implantar y en todo caso nombrar el anexo en el cual se quiere detallar el asunto al cual se refiere el memorándum.Instructivos: son documentos que norman en forma detallada, la forma en que se debe llevar a cabo una tarea o procedimiento específico. Aun cuando son mejores que los memorándums para documentarprocedimientos, su carácter aislado no los favorece, dado que deben ser puntuales y específicos.
Circulares: son instrumentos que comunican a un gran número de personas, situaciones o guías de acción para casos...