Ensallo administracion documental

ENSAYO ADMINISTRACION DOCUMETAL

Así como todos los seres vivos necesitamos información, en toda organización o empresa también es necesario un departamento de archivo donde se le dé un manejoadecuado a la documentación que es producida y recibida por la empresa, logrando que esta siempre esté en disposición y en buen estado para en su debido momento ser consultada, es por esto queanalizaremos un poco más a fondo la administración documental para entender la responsabilidad que esta implica y cumplir con mucha efectividad y eficacia en el manejo de los documentos.

La actividadpermanente de esta hace que, el flujo permanente de información se pueda considerar según su procedencia, si es interno es de la misma organización o empresa o externo cuando recibimos documentación deproveedores, distribuidores, facturas, etc.

Empezaremos por analizar la información que es tratada por el personal encargado de recibirla y guardarla, de esta manera se consigue que toda ladocumentación tenga una utilidad, el primer paso es identificar los datos o documentos que se manejan para darles el manejo adecuado, no es lo mismo recibir una carta informativa interna de la empresa que unafactura solicitando productos para distribuir, porque ambas hay que archivarlas pero la segunda es de mayor importancia pues hay que realizar el despacho de los productos que solicita el cliente.Una vez identificada la documentación hay que registrarla, generalmente hay que llevar un registro minucioso de los documentos recibidos y enviados en libros, cuadernos o en hojas de cálculo, dondedebemos registrar la procedencia, la fecha, la hora y el nombre de la persona la cual recibe o entrega el documento, tras registrar la información hay que clasificarla y conservarla tanto por unarazón legal pues la ley obliga a conservar durante cierto tiempo determinado los documentos y por una razón práctica ya que es muy normal tener que consultarla después de archivarla.



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