Ensayo administracion documental y susobjetivos

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

La Gestión de los documentos resultantes de la actuación de las Administraciones es una necesidad que se ha Mantenido constante a lo largo de la Historia hasta laactualidad, al ser éstos el soporte de la información producida y utilizada por las Administraciones. Su importancia se deriva del hecho de que la seguridad jurídica no sólo de las administraciones sinotambién de los ciudadanos se basa en la información contenida en los documentos administrativos. Si la adecuada gestión de los documentos es una necesidad en cualquier organización, en una administracióncomo la nuestra, basada en la tradición garantista del S.XIX, y en la que la producción documental se duplica cada tres o cinco años, la gestión de la masa de documentos producidos se convierte en unproblema acuciante que necesita de una solución.

La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición finalde los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el cursode sus actividades por una institución o por un individuo son preservados para la realización de sus propósitos culturales.
Durante siglos la gestión documental en las organizaciones fue dominioexclusivo de administradores, archivadores y bibliotecarios, cuyas herramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estanterías en que se guardan losdocumentos de papel los ficheros o kardex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas de recuperación de información mediante sistemas de codificación y clasificación. Así mismo fuecomo se hizo uso de las tecnologías de información y comunicación se hizo común en la administración publica y privada, con el inicio de las bases de datos y la aparición de los procesadores de...