Gestion documental

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ADMINISTRADOR DOCUMENTAL

Gestión documental se basa en la recopilación de documentos basados en la función de la empresa.

En la empresa LLANO GAS el administrador documental su cargo sele denomina analista documental el cual su mayor función es recopilar toda la documentación con el fin de obtener un archivo seguro que promueva información adecuada precisa y tiempo paraagilizar el funcionamiento de la empresa que se vasa en prestación de servicios públicos y por ende la buena atención y respuesta a tiempo a los usuarios.

Por tanto esta función inicia desde la recepcióndando un recibido a toda la documentación que llega a la empresa de las demás entidades y los usuarios, por lo consiguiente sigo con la recopilación de la documentación interna que se divide enel AREA TÉCNICA, AREA ADMINISTRATIVA. AREA COMERCIAL.

La metodología utilizada es la que se promueve en las entidades gubernamentales en la cual estas deben tener un archivo organizado según laley, por lo cual la empresa LLANO GAS es una empresa privada y no está en la obligación de tener un archivo.

MANEJAMOS DOS CLASES DE ARCHIVOS
ARCHIVO HISTÓRICO
Tiene una vigenciaaproximadamente de diez años según la importancia, la cual esta lo deciden los altos mandos de gerencia y se archiva en cajas de archivo inactivo y se organiza en medio magnético o sea en un archivo deExcel con un formato empresarial se maneja de este modo para tener la seguridad y agilidad para hacer uso de él. Reposa en la ciudad de Villavicencio (META) donde se recopila toda la informacióndocumental de todas las sedes en caso de requerir algún documento de este archivo se diligencia un correo dirigido a la oficina documental con autorización de la jefe inmediata.

ARCHIVO DE GESTIÓNSu vigencia es de aproximadamente de dos años y reposa en cada una de las sedes puesto que esta información es de mayor uso para el funcionamiento de la empresa y se necesita de primera mano su...
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