introduccion

1. Introducción.

1.1. Que es el secretariado.

1.1.1. La función actual.
La secretaria contribuye al eficaz funcionamiento de la empresa mediante su trabajo discreto, ordenado y metódico., siendo la asistente perfecta facilitando el trabajo con la debida eficacia. Por lo tanto también debe conocer, en líneas generales, las características de la especialización profesional de suinstitución, para colaborar con cierto conocimiento de la materia.

1.1.2. Las responsabilidades laborales.

Saludos y bienvenida. saluda a los clientes, a los solicitantes de empleo y a otras visitas cuando llegan a la oficina, da la bienvenida, anuncia su llegada al empleado correspondiente. Un saludo de manos y contacto visual a la llegada de un visitante, le hace saber que su presencia es reconocida yapreciada. Cuando un visitante o cliente deja el edificio, la secretaria le agradece por haber llegado y lo acompaña a la salida si es necesario.

Comunicación y correspondencia. Toma llamadas, las transfiere a la persona adecuada o toma mensajes, hace llamadas telefónicas a los clientes y provee información o direcciones a los que solicitan ayuda. En la correspondencia escrita y por correoelectrónico. da respuesta a las consultas de los clientes. Debe comunicarse siempre de una manera profesional, manteniendo la reputación de la empresa.

Mantenimiento de registros. actualización constante de los registros y los datos. introduce los pagos hechos por los clientes, mantiene un registro de las juntas por medio de minutas,

1.1.3. Conocimientos que se precisa.

Formación aAdministrativa. A fin de interpretar el lenguaje de ls ejecutivos y organizar mejor las tareas, actividades y la agenda.

Dominio de varios idiomas.es importate poseer un buen dominio de los lenguajes que se manejan en la institucion, para en algún momento ayudar en la traducción o entendimiento de un texto o a un visitante.


Mecanografía, taquigrafía y redacción. Para llevar registros escritos dediferentes movimientos, procedimientos, informes, comunicación. Se debe tener dominio de: descripción, narración, resumen, ortografía, etc.

Dominio de herramientas informáticas, a nivel usuario (procesadores de texto, hojas de cálculo, aplicaciones específicas…), también la habilidad de resolver ciertos problemas técnicos en casos de urgencia.

1.1.4. La profesionalidad.
Además de lascualidades éticas y técnicas, el profesional en secretariado no tiene que considerarse insustituible, ello implica organizar lo que dispone de modo que sea SUSTITUIDO(A), eficazmente durante el tiempo que se encuentre fuera de la oficina. Debe demostrar eficacia, conocerá todo los recursos disponibles para realizar sus tareas, tiene que colaborar y dejarse colaborar con los compañeros de trabajo”1.1.5. La funcionalidad del espacio de trabajo.
Es responsable que exista un orden en todos los recursos, mobiliarios, documentación, y espacio que este a su cargo. Considerando la privacidad que debe tener el profesional en secretariado, también es necesario, que mantenga todo dispuestos de manera accesible, para el momento, en que la empresa amerite que otro personal se encargue de determinadalabor que corresponda al acceso a estos recursos.

1.2. Funciones básicas de la (el) secretaria(o)

1.2.1. Representatividad del profesional.
Representa a su institución y a su jefe, suele ser la persona que da la primera impresión de formalidad, profesionalismo y cordialidad a los visitantes.

1.2.2. Organización del trabajo del jefe.
Se ocupara entre otros de: organizar sus reuniones.Establecer sus contactos telefónicos, redactar y presentar correctamente sus informes, comunicados y otros, planificar su tiempo, preparar sus presentaciones, organizar sus viajes.

1.2.3. Funciones administrativas del profesional.
Custodia, gestión y control del archivo, correspondencia y llamadas telefónicas

1.2.4. La labor de enlace.
Enlace y coordinación de la institución, facilitando la...