La meta
Páginas: 10 (2402 palabras)
Publicado: 24 de marzo de 2011
La Correspondencia
La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
Clasificación de la correspondencia
La correspondencia tiene muy variadas formas, con característicasespeciales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envió o despacho; de acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes:
1. Por su Destino:
a) Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).
b) Privadas: tratan de información deinterés y carácter particular, comercial y
oficial.
2. Por su Contenido:
a) De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
b) De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc.
3. Por su Tramitación:
a) Postal: cuando se envían a través deservicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.
b) Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas.
Correspondencia recibida
El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidadesadscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.
2. Sistema automático de trámites - radicacióninterna, de traslado y salida
La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración generalconsecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.
3. Mensajería
Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes horarios:
Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.
Tarde 1:30 3:30 p.m.Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.
3.2. Mensajería externa
El centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.
4. Fotocopiado
4.1 Las solicitudes defotocopiado se efectuarán en el formato 102-F-037, el cual debe estar debidamente diligenciado, y autorizado por el nivel jerárquico correspondiente. No se tramitarán solicitudes que no cumplan con este requisito.
4.2. Sólo se atenderán solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos que sean necesarios para el eficiente desempeño de las labores encomendadas a los funcionarios odependencia
Correspondencia remitida.
[pic]
Servicio de Correspondencia
es el encargado de responder por la recepción, distribución y seguimiento de la correspondencia remitida por entes externos a la universidad y gestionar envíos a nivel local, nacional e internacional que realizan las distintas unidades, garantizando la trazabilidad, integridad y oportunidad de los mismos.
Servicios que...
La Correspondencia: es el trato reciproco entre dos personas mediante el intercambio de cartas, esquelas, tarjetas, telegramas, catálogos, folletos, etc. En las empresas se considera que la correspondencia es el alma del comercio y de la industria.
Clasificación de la correspondencia
La correspondencia tiene muy variadas formas, con característicasespeciales que las distinguen según la fuente de emisión, la intención de sus contenidos, estilos de mecanografiados y tramitación de su envió o despacho; de acuerdo a su clasificación se mencionan las siguientes:
1. Por su Destino:
a) Publicas: contienen información general a través de medios de comunicación (prensa, radio, TV, carteles, pancartas).
b) Privadas: tratan de información deinterés y carácter particular, comercial y
oficial.
2. Por su Contenido:
a) De primera clase: su contenido es solo de información: cartas, tarjetas, postales, documentos de negocios, periódicos, etc.
b) De segunda clase: esta correspondencia esta relacionada con paquetes, bultos, muestras, valijas, etc.
3. Por su Tramitación:
a) Postal: cuando se envían a través deservicios de correos, pueden ser ordinarias o certificadas.
b) Telegráficas: cuando se envía a través del servicio telegráfico. Pueden ser tele radiograma y cablegramas.
Correspondencia recibida
El centro de documentación e información será el encargado de revisar, radicar, controlar y distribuir a través del Sistema Automático, toda la correspondencia que se reciba de las Entidadesadscritas, otras Entidades, personas naturales o jurídicas y la de los funcionarios de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C.
Los funcionarios de las dependencias no deberán recibir directamente correspondencia y/o documentos, sin que antes hayan sido radicados y controlados en el sistema automático del C.D.I.
2. Sistema automático de trámites - radicacióninterna, de traslado y salida
La correspondencia que se origine, o traslade entre las dependencias de la Secretaría General de la Alcaldía Mayor de Santa Fe de Bogotá, D.C., como son cartas, memorandos, traslado de documentos, transmi-siones vía fax o cualquier otro, deberán ser enviados al C.D.I.1 en donde serán revisados, radicados y controlados por el sistema automático, con numeración generalconsecutiva, fecha y hora de proceso, código del trámite, código de la actividad, dependencia responsable, número de folios y número de anexos.
3. Mensajería
Con el fin de recoger y entregar la correspondencia a las dependencias, el centro de documentación e información C.D.I. hará recorridos internos, en los siguientes horarios:
Mañana 7:30 9:30 11:30 a.m.
Tarde 1:30 3:30 p.m.Para tal efecto, se utilizarán carpetas de color azul y verde, identificadas con el código de las dependencias.
3.2. Mensajería externa
El centro de documentación e información programará sus servicios de mensajería externa, de acuerdo con las solicitudes oficiales recibidas de las distintas dependencias, en los recorridos internos.
4. Fotocopiado
4.1 Las solicitudes defotocopiado se efectuarán en el formato 102-F-037, el cual debe estar debidamente diligenciado, y autorizado por el nivel jerárquico correspondiente. No se tramitarán solicitudes que no cumplan con este requisito.
4.2. Sólo se atenderán solicitudes de fotocopias de documentos oficiales o aquellos que sean necesarios para el eficiente desempeño de las labores encomendadas a los funcionarios odependencia
Correspondencia remitida.
[pic]
Servicio de Correspondencia
es el encargado de responder por la recepción, distribución y seguimiento de la correspondencia remitida por entes externos a la universidad y gestionar envíos a nivel local, nacional e internacional que realizan las distintas unidades, garantizando la trazabilidad, integridad y oportunidad de los mismos.
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