Microfilmacion y digitalizacion de la contabilidad

Tema
Microfilmación Y Digitalización De La Contabilidad

1. INTRODUCCIÓN

Es común que cuando la documentación original que integra la contabilidad es demasiado voluminosa, ello origine problemas de espacio, se dificulte la obtención de la información, y represente importantes costos de almacenamiento.
Aunado a lo anterior, las catástrofes naturales como los huracanesocasionaron pérdidas materiales importantes (incluyendo documentación en papel) a varios contribuyentes, quienes hoy en día enfrentan un grave problema legal y fiscal para soportar las operaciones amparadas con dichos originales.
Es por ello que la microfilmación y la digitalización representan una opción no sólo para ahorrar espacio y recursos, sino una medida de prevención ante contingenciasinesperadas para las empresas.
En el siguiente análisis se pretende dar a conocer las obligaciones fiscales que se deben cumplir para digitalizar la contabilidad de acuerdo con las disposiciones fiscales vigentes.

2. ASPECTO LEGAL
El artículo 30 del Código Fiscal de la Federación, relativo a la obligación de llevar contabilidad, en su IV párrafo señala que, las personas que dictaminen susestado financieros por medio de contador público autorizado en los términos del articulo 52 del Código Fiscal, podrán microfilmar o grabar en discos ópticos o en cualquier otro medio que autorice la SHCP, mediante reglas de carácter general, la parte de su contabilidad que señale el reglamento, en cuyo caso los microfilms, discos ópticos o cualquier otro medio debidamente autorizado, tendrá el mismovalor que los originales, siempre que cumplan, con los requisitos, que al respecto establezca el propio reglamento.
Por su parte el Reglamento del Código Fiscal de la Federación señala en su artículo 26 que los sistemas y registros contables, deberán llevarse por los contribuyentes mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor convenga a lascaracterísticas particulares de su actividad, pero siempre deberán permitir:
1.-Identificar cada operación, acto o actividad y sus características, relacionadas con la documentación comprobatoria, de tal forma que aquellos, puedan identificarse con las distintas contribuciones y tasas.
2.-Identificar las inversiones realizadas relacionándolas con la documentación comprobatoria, de tal forma que puedaprecisarse la fecha de adquisición del bien o de efectuada la inversión, su descripción, monto original de la inversión y el importe de la deducción anual.
3.-Relacionar cada operación, acto, o actividad con los saldos.
4.-Formular los estados de posición financiera.
5.-Relacionar los estados de posición financiera con las cuentas de cada operación.
6.-Asegurar el registro total de operaciones, actoso actividades y garantizar que se asienten correctamente, mediante los sistemas de control y verificación internos.
7.-Identificar las contribuciones que se deben cancelar o devolver.
8.-Comprobar el cumplimiento de los requisitos relativos al otorgamiento de estímulos fiscales.
De conformidad con el artículo 27 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación, los contribuyentes paracumplir con lo dispuesto en el artículo anterior, podrán usar indistintamente, los sistemas de registro manual, mecanizado o electrónico, cumpliendo los requisitos del Reglamento.
Si el contribuyente opta por el sistema de registro electrónico llevara como mínimo el libro mayor.
Por su parte el artículo 28 del citado Reglamento señala que si el contribuyente adopta los sistemas deregistro electrónico, las fojas que se destinen a formar el libro mayor, podrán encuadernarse, empastarse y foliarse consecutivamente, pudiendo realizarse dicha encuadernación dentro de los tres meses siguientes al cierre del ejercicio, debiendo contener dicho libro el nombre, domicilio fiscal y clave del R.F.C., así mismo señala que los contribuyentes podrán optar por grabar dicha información en...