Objetivo de la administracion documental

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OBJETIVOS DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL
Todas las entidades deberán contemplar dentro de su estructura orgánico-funcional, con la unidad de correspondencia definida como: la unidadadministrativa encargada de gestionar de manera centralizada y normalizada, los servicios de recepción, radicación y distribución de las comunicaciones oficiales esta unidad de correspondencia cumplirácon el desarrollo de las fases de producción y/o recepción, tramite, distribución y consulta del programa de gestión documental. Las unidades de correspondencia deberán de contar con el personalsuficiente y debidamente capacitado, lo mismo que los medios físicos y capacitados
El compromiso de las unidades de correspondencia se fundamenta en atender con diligencia la administración de lascomunicaciones oficiales y el servicio de información a los usuarios, marcando el inicio de la gestión documental con arreglo a los procedimientos institucionales previamente establecidos y propiciando elfortalecimiento y transparencia de los derechos y deberes de los ciudadanos.
En la administración documental podemos resaltarlas siguientes funciones:
* Adoptar proyectos y programas paraadministrar adecuadamente las comunicaciones oficiales, el servicio de consulta y la conservación de documentos, acorde con la misión, visión, funciones y programas de la entidad, con las pautas yprincipios establecidos por la ley, normas internas y pautas fijadas por el archivo general de la nación de Colombia.

* Recibir, radicar, registrar conservar, distribuir y brindar el servicio deinformación sobre todas las comunicaciones oficiales que ingresen o salgan de la entidad y vigilar que la labore se cumpla dentro de la debida reserva, con oportunidad y orden consecutivo.

* Guardarestricta reserva sobre los documentos, la información a la cal se tiene acceso.

* Proponer métodos, procedimientos y propender por la incorporación y uso de nuevas tecnologías, que permitan...