Outsourcing

Es el outsourcing un proyecto? Una visión al respecto
Jaime Enrique Rodríguez D. Gerente de Proyecto C&I HP Colombia

Definiciones básicas
•Qué

es un proyecto?

− Es un esfuerzo temporal para crear un producto, servicio producto o resultado único. (PMBOK)
• Temporal: Todo proyecto tiene un inicio y un fin. Los proyectos no son esfuerzos ongoing • Productos, servicios resultados únicos.Los proyectos pueden crear: − Un producto que es cuantificable − Una capacidad de ejecutar un servicio, como una función de negocio que soporta la producción o distribución − Un resultado, como por ejm un documento. • Elaboración progresiva: Es una característica de los proyectos que acompaña a los conceptos de temporal y unicidad.

Definiciones básicas
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Proyecto vs trabajo operacional
−Las organizaciones ejecutan trabajo para cumplir con un conjunto de objetivos.
• El trabajo puede ser categorizado como proyecto u operación – algunas veces se sobreponen. Los dos comparten características: − Son ejecutados por personas − Restringidos por recursos limitados − Planeados, ejecutados y controlados

− Difieren en que las operaciones son ongoing y repetitivas, mientras que losproyectos son únicos y temporales.

Definiciones básicas
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Qué es un Programa?
− Es un conjunto de proyectos relacionados manejados de forma coordinada para obtener beneficios y control no disponible de manejarlos individualmente. − Los programas pueden involucrar trabajos cíclicos o repetitivos:
• Organizaciones sin ánimo de lucro – programa para recaudar fondos que está compuesto por variosproyectos • Publicar un periódico es un programa y cada edición es manejada como un proyecto

Definiciones básicas
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Qué es un outsourcing?
− Es la compra de partes o trabajo de una fuente fuera de la compañía - Encarta − La práctica de subcontratar trabajo de manufactura a compañías externas – Webster − La adquisición de servicios o productos, a un proveedor externo para disminuir costos– American Heritage

El que contrata un outsourcing
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Qué quiere obtener:
− Entregar una labor que no es “el core del negocio”, sino que es de apoyo al mismo para que sea realizada por un grupo externo a la organización.
• • • • • Eficiencia Eficacia Calidad Cumplimiento de niveles de servicio Experiencia y conocimiento no disponible al interior de la organización o que no interesadesarrollar • Implementación de mejores prácticas

El que contrata un outsourcing
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Cómo lo debiera obtener?
− Definiendo el alcance de la fase inicial/transferencia − Detallando el alcance del servicio del outsourcing − Definiendo para cada uno de estos temas acuerdos de niveles de servicio claros y medibles − Definiendo entregables del servicio
• Reportes

− Definiendo como se controlaráel servicio

El que contrata un outsourcing
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Alcance del servicio:
− Operación y administración de servidores − Operación y administración sistemas de respaldo − Operación y administración de la red (LAN-WAN) − Mesa de ayuda – registro y manejo de incidentes
• Procesos ITIL: Cambios, problemas.

− IMACs – Instalaciones, movimientos, adiciones, cambios − Operación y administración deimpresión
• Impresión, envío de fax, digitalización

− Inventario – hardware y software − Esquema de reportes: Diarios, mensuales, etc. − Mantenimientos preventivos – cuántos y alcanc

El que contrata un outsourcing
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Otros temas a considerar
− Espacio físico para el outsourcing
• Sitio de trabajo y elementos (teléfono, acceso a red, etc.)

− Requerimientos técnicos
• Equipo de cómputo– aplicación para manejo de tiquetes/incidentes • Espacio para arreglo de equipos en primer nivel • Espacio para repuestos – suministros

− Requerimientos no técnicos
• Atención a VIPs – Cuántos de los clientes son VIP?

Qué hacer? Primero lo primero…
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Definir un SOW que:
− Defina el alcance de la fase de Operación
• Para cada componente del alcance

− Describa claramente los...