Procedimiento Cobranza

Manual de Procedimientos para Cobranzas y Créditos

Objetivo: Lograr el cobro oportuno de las facturas, en los tiempos acordados con el cliente para que el flujo del dinero se optimice al máximo, yse alcance los mejores resultados anuales. Alcance: Área de Finanzas Procedimiento: 1. Toda la documentación emitida por el área de facturación, Facturas, Notas de debito, Notas de Crédito,Liquidaciones al cliente deben estar ingresadas en el sistema, los documentos físicos deben ser iguales a los documentos en pantalla del sistema Sintad. 2. El gestor de cobranza debe bajar el archivo decuentas por cobrar pendientes, que se encuentra en el Módulo Financiero/reportes/pendientes/resumido. Poniendo como rango de inicio 01/01/2011, y lo baja a Excel. 3. El gestor de cobranza debe verificar losclientes con plazos vencidos en la semana para hacerles seguimiento. 4. Realizadas las llamadas y confirmadas las cobranzas, debe informarse a tesorería las fechas e importes indicadas por losclientes, para que ingresen en el flujo de caja. 5. Caja una vez confirmado el abono informará a Cobranzas para que descargue el documento cancelado. 6. En caso hubieran clientes que están retrasados oexisten dificultades para su cobranza, esto debe comunicarse al Sectorista del cliente en mención, Jefe de Sectoristas, Jefe Comercial para el apoyo en la cobranza o retención de su despacho si el retrasoen la cobranza lo ameritara, todo ello siempre en coordinación con la Gerencia Financiera y/o Gerencia General. 7. Toda información de plazos de cobranza, persona de contacto y/o cambio en lamodalidad de pago y/o forma de cobranza debe ser registrado en el Maestro de Clientes “Excel RB Clientes” para que sea difundido y tenga conocimiento el personal de facturación, las líneas otorgadas a losclientes también deben ser ingresadas en el Maestro de clientes”

8. Las conciliaciones aceptadas por los clientes deben ser archivadas con el correo de aceptación del cliente en el cual da...