Proceso administrativo

Elementos de Mecánica Administrativa

P R E V I S I Ó N
Consiste en la determinación, técnicamente realizada, de lo que se desea lograr por medio de un organismo social, y la investigación y valoración de cuáles serán las condiciones futuras en que dicho organismo habrá de encontrarse, hasta determinar los diversos cursos de acción posibles.

La palabra previsión (de pre-ver: veranticipadamente), implica las ideas de cierta anticipación de acontecimientos y situaciones futuras, que la mente humana es capaz de realizar y sin la cual sería imposible hacer planes. Para hacer previsiones es indispensable:
Objetivos: a esta etapa corresponde fijar los fines. La palabra objetivo (de Ob-jactum) implica la idea de algo hacia lo cual se lanzan o dirigen nuestras acciones. Terry dice queel objetivo “representa lo que se espera alcanzar en el futuro como resultado del proceso administrativo”. Los objetivos se clasifican en:
• individuales y colectivos
• generales y particulares.- el general es cuando es más amplio en relación con otros que están subordinados a él, esto es: que son sólo medios para conseguir ese objetivo más elevado y amplio.
• básicos, secundariosy colaterales.- los secundarios son meros medios para la consecución de los objetivos básicos o primordiales. Los objetivos particulares son subordinados en cuanto a los principales. Los objetivos colaterales son aquellos que sin ser buscados directamente como los principales, se obtienen casi espontáneamente al desarrollo de los secundarios.
• a corto y largo plazo.- en razón de la finalidadeconómica de la empresa, los objetivos deben realizarse en éstas en el plazo más corto posible. Pero existen algunos que de ante mano se prevé que no podrán obtenerse si no es después de un tiempo determinado, la fijación del cual, si ésta bien precisa, añade mayor eficiencia a toda la previsión.
• naturales y arbitrarios.- el natural es aquel que por sus propias características, buscadeterminar función, organización, etc. El objetivo arbitrario es el que se propone el empresario o jefe de un grupo, o la persona que dirige o realiza la acción, distinto a la naturaleza propia de esa actividad o función.

Reglas para realizar objetivos
Reglas negativas
• No debe tomarse como objetivo lo que pueden ser tan solo sus síntomas o elementos.
• No debemos confundir el objetivocon uno de los medios d alcanzarlo.
• No debemos tomar como posibilidades contradictorias, las que quizá solo son contrarias.
• Hay que tratar de encontrar las semejanzas y diferencias de nuestro objetivo con los más parecidos.
Reglas positivas
• Debe procurarse contar con opiniones de diversas personas, sobre todo si sus puntos de vista representan ángulos distintos ycomplementarios.
• El objetivo debe fijarse por escrito, en los casos de mayor importancia.
• Debemos aplicarle las seis preguntas: qué, cómo, quién, dónde, cuándo y por qué.
• El objetivo debe de ser perfectamente conocido y eficazmente querido por todos los que han de ayudar a realizarlo.
• Los objetivos deben de ser estables.

Investigaciones: se refiere al descubrimiento yanálisis de los medios con que puede contarse. La investigación por ser el centro de la previsión, es la parte más esencial vinculada con ella: prevemos, principalmente cuando investigamos.
Reglas de la investigación
• Debe tenerse a la vista el mayor número de factores positivos y negativos que habrá de influir en la obtención del objetivo propuesto, y para ello, clasificarlos adecuadamente.• Deben distinguirse los factores mesurables de los de mera apreciación.
• Deben distinguirse los factores disponibles de los que no se hallan a nuestro alcance, tratando de determinar dónde y cómo encontrar aquellos que podemos allegarnos, sus fuentes, su costo de adquisición.
• Deben seleccionar los factores estratégicos.
• Deben tratar de fijarse los elementos totalmente...