Procesos Administrativos

QUÉ ES UN PROCESO. LÍMITES, ELEMENTOS Y FACTORES DE UN PROCESO

QUÉ ES UN PROCESO

ISO 9000 define proceso como:
“Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales transforman elementos de entrada en resultados”

Una sencilla definición de proceso, y que responde al significado que a esta palabra hemos dado en este texto, es:
Secuencia [ordenada] de actividades[repetitivas] cuyo producto tiene valor intrínseco para su usuario o cliente.

Entendiendo valor como “todo aquello que se aprecia o estima” por el que lo percibe al recibir el producto (clientes, accionistas, personal, proveedores, sociedad); obviamente, valor no es un concepto absoluto sino relativo.
O más sencillamente:

“Secuencia de actividades que tiene un producto con valor”

Dandopor supuesto que:

⎫ Estamos hablando de actividades secuenciadas de una manera predeterminada; actividades repetitivas y conectadas de una manera sistematizada, no tareas inconexas cuya correcta ejecución es un fin en sí mismo.

⎫ Todo producto lo es por el hecho de ir destinado a un usuario al que denominamos cliente (interno o externo); luego el producto que nos interesa es aquel que añadavalor al cliente. Asimismo, un cliente lo es porque es el destinatario de un producto.

⎫ Todo producto tiene unas características objetivas que permiten su evaluación homogénea por proveedor y cliente..

Por actividad entendemos "el conjunto de tareas necesarias para la obtención de un resultado".
En este contexto podríamos definir sistema como un "conjunto de procesos que tienen porfinalidad la consecución de un objetivo". La definición más clásica y utilizada es "conjunto de elementos interrelacionados que persiguen un objetivo común".

La definición dada permite hablar de diferentes niveles de procesos; obviamente estos varían con el tamaño de la Organización:

⎫ Alta Dirección:

• Proceso de “Elaboración, comunicación, implantación, seguimiento yrevisión de la estrategia”.
• Proceso de “Determinación, difusión, seguimiento y revisión de objetivos”.
• Proceso de “Revisión del Sistema de Gestión por la Dirección”.
• Proceso global de “Entrega de productos o servicios” o “Proceso del Negocio”.
• Proceso de “Comunicación Interna”.

⎫ Dirección Intermedia:

• Ejecución de losprocesos en cascada (Objetivos y Comunicación).
• Proceso “Gestión y comunicación con el cliente”.
• Proceso de “Producción – Realización del producto o servicio”.
• Proceso de “Gestión Económica”.
• Proceso de “Gestión e Integración de Personal”.

⎫ Mando intermedio:

• Proceso de contacto con clientes.
• Proceso de Corte ySoldadura.
• Proceso de Mantenimiento.
• Proceso de Facturación y Cobros.

⎫ Personal de base.



Aplicando estas interpretaciones a un departamento administrativo, tendríamos:

• Tarea: Comprobación de facturas con pedidos.
• Actividad: Registro de facturas (Previsión de pagos).
• Proceso nivel intermedio: Pagos aproveedores, Gestión de tesorería.
• Proceso nivel dirección: Gestión Económica y Financiera.



Viéndolo desde la perspectiva del individuo, lo que para una persona es un proceso, por ejemplo “Corte y soldadura”, para su superior es solamente una actividad de un proceso más amplio, el de “Producción”.


TIPOS DE PROCESOS

Al no existir normalización nipráctica generalmente aceptada al respecto, vamos a distinguir los procesos por su misión; proponemos la siguiente clasificación coherente con la terminología utilizada en este texto:

- Procesos Operativos
- Procesos de Apoyo
- Procesos de Gestión y
- Procesos de Dirección.

PROCESOS OPERATIVOS

Combinan y transforman recursos para obtener el producto o...