Recepcion de hoteles

DEPARTAMENTO DE RECEPCION DE UN HOTEL
3. ORGANIGRAMA DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN

Un organigrama básico del departamento sería:
La confección de un organigrama en una empresa turística es importante en cuanto todos y cada uno de los miembros que forman la plantilla de recepción deben conocer.
Tareas y funciones que han de realizar.
• Responsabilidades y derechos vinculantes a supuesto de trabajo.
• Jefes y/o subordinados directos.
• Departamentalización de la empresa.
El gerente de recepciones es el encargado directo del departamento: su jefe inmediato es el gerente de división de cuartos, subordinados directos: subgerente de recepción, recepcionista y asistente del recepcionista
4. FUNCIONES DEL DEPARTAMENTO DE RECEPCIÓN

El departamento de recepción seconsidera como la tarjeta de presentación de cualquier empresa hotelera puesto que es el primer punto de contacto y el último, ya sea personal como telefónicamente, es el centro neurálgico del trabajo y coordinador, que como equipo, se realiza en el establecimiento turístico.
No seria pretencioso compararlo con el corazón que al tiempo de recibir la información, tanto externa como interna, labombea a todos y cada uno de los departamentos afectados.
Dependiendo del tipo de hotel, de su capacidad y de los servicios que ofrezca, las funciones pueden ser diferentes y variar las responsabilidades de los distintos departamentos. No obstante, se puede confeccionar una lista de funciones que serán aplicables a cualquier alojamiento hotelero y según turno de trabajo, de mañana, tarde o noche.Turno de mañana:

• Información de las incidencias de la noche (libro de novedades).

• Comprobación de caja.
• Revisión de los clientes que no formalizaron su entrada, a pesar de tener reserva el día anterior (NO SHOWS).
• Revisión de las habitaciones con salidas previstas.
• Control de las habitaciones libres y listas para la venta que el hotel dispone. Supondrá uncuadre con la gobernanta.
• Comprobación de las llegadas prevista, identificando a cada cliente a través del cardex con especial atención a los clientes VIPS y las condiciones de la reserva tales como:
- Precios
- Grupos
- Bonos
- Faxes
- Mensajes para clientes, etc.
• Pre asignación de habitaciones, comenzando por aquellas mas conflictivas por el numero opor cualquier otra particularidad (suites, triples, individuales, etc.) o característica del propio demandante de la reserva (por ejemplo: minusválido).
• Confección de las tarjetas de registro.
• Facturación de los clientes, y cargo de los últimos servicios.
• 2do cuadre con la gobernanta.
• Atender quejas, sugerencias o solicitudes de los clientes.
• Atender posibles“early chek in’s”.
• Cuadre de caja.
• Pase de incidencias a los compañeros del turno de tarde.
Turno de tarde:
• Recibir la información de las incidencias de la mañana (libro de novedades).
• Comprobación de caja.

• Atender posibles “late check out’s”.
• Comprobar con la gobernanta que todas las habitaciones ya están limpias.
• Cargos de servicios en facturas declientes.
• 2do cuadre con la gobernanta de todas y cada una de las habitaciones del hotel, así como número de personas en cada una de las ocupadas y/o incidencias.
• Revisión de la lista de llegadas.
• Atender los chek in’s del día tanto individuales como grupos. Atender quejas, sugerencias o solicitudes de los clientes.
• Cuadre de caja.
Turno de noche:
• Recibir lainformación de las incidencias del turno de tarde (libro de novedades).
• Comprobación de caja.
• Últimos check in’s.
• Chequeo de NO SHOWS.
• Cuadre con todos los departamentos.
• Comprobación de todos los cargos facturados a clientes de los servicios prestados (teléfono, room service, cafetería, restaurante, etc.)
• Impresión de listados de producción del día y su...