Salud ocupacional

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ACTA DE ENTREGA PUESTO SECRETARIA - DIGITADORA

Con la presente me permito realizar formalmente la entrega del puesto que vengo desempeñando desde el mes de Octubre de 2011 hasta la fecha, de la siguiente manera:



Estas cuentas de correo están configuradas en el aplicativo Outlook de manera que todos los correos dirigidos a la firma se reciben en una misma bandeja de entrada. En esteaplicativo existen dos bandejas de entrada, la primera se genero a partir de día 13 de junio de 2011, cuando se formateo el equipo de sistemas, y en la segunda bandeja de entrada puede encontrar todos los archivos recibidos desde el día 01/09/2010 hasta el día 13/06/2011.

En esta aplicación están distribuidas tanto la carpeta entrada como la carpeta de salida los mensajes enviado y recibidos decada cliente lo cual significa que cada cliente debe tener una carpeta para archivar su respectivos mensajes. Estos están clasificados por meses en adelante del 2010 y una carpeta del año 2009 de los cuales existe un backups en disco E llamado copia de correo en donde también se encuentra un backups de los contactos.

Página Web: www.hollinternational.com, esta página tiene en panel de controldonde se crean y borran la cuentas de correo o recetean la claves de la cuenta que lo necesite; el Usuario es hollinte y la Clave es holl2008. Cualquier inconveniente que se presente o actualización de la información de la página el contacto con Diezymedios es el Sr. Jorge Beltrán teléfono: 2485438-39.

Cada Socio y cada Senior tiene sus propios clientes asignados, en el evento que lleguencorreos de ellos se deben de reenviar a quien corresponda. Y por ninguna razón los clientes deben saber los correos de los socios.


Adicionalmente aclaro que la firma de MM esta en proceso por perdida en el sistema, el día de hoy 18 de Abril de le entrega la carta de a Diego Debia para que la radique hoy mismo ante la DIAN e iniciar el proceso.

Por otra parte también existen unos certificadospara la superintendencia de Salud los cuales se usan en febrero para los cierres de las Clínicas de la Orden Hospitalaria este certificado existe para el Sr. JHS y Srta. MMR, este certificado vence en los primeros días de febrero y se necesita para los últimos días debido a que se vence se debe solicitar por pagina de Certicamara de Nombre de empresa y solo por un mes lo cual quiere decir que sedebe hacer los primeros días de febrero, la emisión de este certificado dura 5 hábiles y se requiere para el cierre fiscal de las Clínicas. Los que Existen se encuentran en caja fuerte. Para el año 2012 ya fueron expedidos así que hay que iniciar el proceso en el mes de Febrero del año 2013

Otro certificado que existe es el de la Secretaria de Hacienda se utiliza bimestral para Circulante y paraTalemtun por lo tanto solo se necesita para efectivo y este se encuentra en el sistema en disco E carpeta certificados digitales, igual que los de la Dian.

Estos certificados se usan para firmar las declaraciones pero solo si y solo si la persona que firma autoriza el proceso, para los casos del Sr. JHS basta con que el auditor avise que se puede firmar tal declaración.

Luego de realizar lafirma se imprime el soporte de firma es decir la última ventana que aparece después de haber firmado dicha declaración, luego se archiva en una carpeta que se llama firmas de declaraciones electrónicas.

3. A-Z


a) Existe una AZ de consecutivo de correspondencia la cual se maneja para asignar un número a cada comunicación que sale en final luego de aprobada por los socios, HAC paraAuditores; HCI para Consulting y HCC para Consultores.

b) Existe una AZ donde se archivan los soportes de las declaraciones de la Dian que se firma de cada cliente, siempre que se firme una declaración es necesario dejar impreso el soporte para tener plena seguridad de que su firma se efectuó.


c) Existe una AZ donde están las cámaras de comercio de clientes a quien se le realizó cambio...
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