Tecnico

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REPORTE
REPORTE

CAPÍTULO 10
CONTROL DE LA
COMUNICACIÓN ESCRITA

Uno de los objetivos principales en el control de la comunicación escrita es evitar La pérdida de documentos prestados;por ello, es necesario establecer un sistema de cargo de documentos, así como el formulario especial de requisición de documentos archivados. Con esto, se sabrá quién tiene el expediente, cuándo se leprestó y cuándo lo debe devolver.

Este procedimiento se utiliza para el seguimiento de los documentos después de que han sido creados o recibidos.
El control de los documentos empieza aun antesde que sean archivados (el sello fechador es el control) y termina cuando son eliminados. los documentos deben guardarse tan pronto como sea posible después de que se reciben.
Uno de los principalesproblemas en el control es evitar la pérdida de documentos prestados de los archivos.
SISTEMA DE CARGO
El empleo ejecuta tres tareas en un sistema para registrar la correspondencia:
1° Atiendelas solicitudes de documentos archivados.
2° Anota los documentos que salen.
3° Efectúa el seguimiento de los documentos prestados.
Con el creciente empleo de máquinas copiadoras, las oficinas estánutilizando cada vez más la técnica de copiar para controlar mejor los documentos. En vez de prestar el documento original a la persona que lo va a utilizar, se saca una copia, se envía y se archivanuevamente el original.
SOLICITUD DE DOCUMENTOS
Los formularios deben proporcionar la siguiente información:
1° Nombre o asunto del documento.
2° Fecha del mismo.
3° Firma o nombre de la personaque solicita el documento en préstamo.
4° Fecha en que se prestó.
5° La fecha en que se debe hacer el seguimiento.
REGISTRO DE SALIDA DEL DOCUMENTO
Cuando el expediente es extraído de losarchivos se puede colocar en el lugar de éste una guía de salida.
Los formularios para registrar documentos prestados sirven para:
1° Mostrar que los documentos se están utilizando y no han sido mal...
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