Administración documental

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Pedro Fernando Causil
16-02-10
Actividad I
Administración dedocumentos.

La administración de documentos controla el ciclo de vida de los documentos, cómo se crean, revisan, publican y usan, además de cómo se eliminan o conservan al final del ciclo. El término"administración" implica el control completo de la información, un sistema de administración de documentos eficaz debe reflejar la organización que vaya a usarlo. Permitir controlar estrechamente losciclos de vida de los documentos si ello se adapta a la referencia u objetivos de su empresa, pero al mismo tiempo deben permitirle implementar un sistema menos estructurado si es lo mejor.
Unsistema de administración de documentos bien diseñado favorece la búsqueda y el uso compartido de la información. Organiza el contenido de una forma lógica y facilita la estandarización y presentación decontenido en una empresa.
Proporciona características en cada etapa del ciclo de vida de un documento, desde la creación de la plantilla hasta la creación, revisión, publicación, auditoría y finalmentela destrucción o el archivado del documento.
Algunos objetivos básicos para la buena administración de los documentos:
• Establecer los requisitos que deben cumplir la documentación que seutiliza en La Empresa y su forma de administrarla.

• Aplicar los procedimientos específicos, planillas, formularios y
registros del sistema de gestión de la calidad.

• Revisar eldocumento para su modificación o actualización.

• Designar al personal capacitado a utilizar la documentación y elaboración de la misma.

• Responsabilidad en definir los criterios, asignarlos recursos y aprobar la documentación y su forma de administración.

En mi lugar de trabajo se manejan planillas de entrada y salida de documentos las cuales están estandarizadas mediante...
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