Administracion documental

NOMBRE | MARTHA LUCIA COLMENARES FORERO |
FECHA | 22 DE OCTUBRE DE 2010 |
ACTIVIDAD | ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE |
TEMA | GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL |

A. OBJETIVOSPRINCIPALES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL:

1. Organizar y Clasificar la documentación requerida en una organización.
2. Facilitar la búsqueda y recuperación de documentos en cualquiera de sussistemas, bien sea físico o magnético.
3. Tener en cuenta la importancia que tienen los documentos de archivo dentro de cualquier organización.
4. Lograr que los archivos sean vistos dentro yfuera de la organización de manera uniforme, clara y precisa.

B.

ADMINISTRACION INTELIGENTE
(ensayo)

¿Qué es la Administración Documental?, ¿Cuál es su Estructura?, Estas son algunas delas incógnitas que surgen en nuestras mentes al escuchar este termino, pues bien, la Administración Documental como su nombre lo indica, es el sistema que utilizamos para definir el método y los pasosa seguir en la organización del manejo documental y de la información de una Empresa o mediano negocio, con el fin de organizar, agilizar y recuperar información.
Es de vital importancia en unaempresa, que exista en cada uno de los departamentos que la constituyen, un control de manera clara y precisa de la información, esto con el fin de facilitar la búsqueda en un momento determinado decualquier persona que esté consultando dicha documentación.
Podemos evidenciar el exitoso proceso de gestión documental, en la Empresa donde me encuentro laborando actualmente, ya que en cada departamentoexiste una persona destinada para tal fin, cada departamento se encarga de la recepción del documento, de su estudio, clasificación según el asunto, posterior trámite o respuesta en caso derequerirla y finalmente se archiva en estantes metálicos de documentos activos, una vez el archivo cumpla su periodo de actividad en el departamento, se inicia el proceso de recopilación y digitación del...