Administracion documental

ADMINISTRACION DOCUMENTAL

Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de "documentar" o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo de documentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel, cuya gestión se fue haciendo cada vez máscompleja a medida que crecía el tamaño de los fondos documentales.
Y es así como nacen un conjunto de normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos de todo tipo en una organización, como también permitir la recuperación de información y determinar el tiempo que los documentos se deben, eliminar los que ya no sirven, asegurar la conservación indefinida de los documentos masvaliosos, manteniendo la confidencialidad y integridad en la información que se maneja.

La organización en una empresa es indispensable para el éxito y el progreso de la misma, la administración documental hace parte de esta organización donde se ven involucrados todos los componentes de la empresa para tener toda la información lo mas accesible posibles y en un orden sea posible llegar aellos fácilmente y con rapidez sin tener previo conocimiento de la ubicación exacta. Como el avance de la tecnología no para el papel cada vez se vuelve más complejo e indispensable para el desarrollo de la empresa o cualquier entidad organizada. Anteriormente no se conocía este concepto que como tal es parte importante en el desarrollo de una entidad ya que si se mira en tiempos pasados los archivosde la misma no tenían un orden específico y era una tarea difícil para el encargado llegar a obtener una información determinada ni un orden específico para manejar papeles, carpetas, bandejas, archivadores ni espacios reservados para guardar tal documentación detalle que podía hacerlo tardar horas buscando la misma documentación y retrasando procesos que pueden ser determinantes para laempresa, sus colaboradores o recurso humano.

La Administración Documental es considerada un proceso archivístico sistemático encaminado al eficiente, efectivo y racional manejo y organización de la documentación producida y recibida por una entidad, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su producción, trámite, clasificación, ordenación, descripción, utilización yconservación.
En muchas empresas la gestión documental es una de las actividades que más recursos consume. Y en muchas otras, agilizando estas operaciones, tendríamos más potencial de trabajo lo más eficaz y eficientemente posible.

Hoy en día podemos ver que con esta moderna actividad de archivística le damos más importancia a los documentos, interpretación, manejo y aprovechamiento de losmismos.

La Gestión de los documentos resultantes de la actuación de las Administraciones es una necesidad que se ha mantenido constante a lo largo de la historia hasta la actualidad, al ser éstos el soporte de la información producida y utilizada por las Administraciones. Su importancia se deriva del hecho de que la seguridad jurídica no sólo de las administraciones sino también de los ciudadanosse basa en la información contenida en los documentos administrativos. Si la adecuada gestión de los documentos es una necesidad en cualquier organización, en una administración como la nuestra, basada en la tradición garantista del S.XIX, y en la que la producción documental se duplica cada tres o cinco años, la gestión de la masa de documentos producidos se convierte en un problema lento quenecesita de una solución.

La administración documental esta destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que se crearon en el curso de sus actividades...