Ciclo vital documentos

PROCESO DE GESTIÓN DOCUMENTAL SUB-PROCESO ADMINISTRACIÓN DE DOCUMENTOS Y REGISTROS INSTRUCTIVO PARA LA APLICACIÓN DE LAS TABLAS DE RETENCION Y VALORACIÓN DOCUMENTAL, LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES Y LA ELIMINACION INS-GD-AS-008

Fecha de Revisión Fecha de Aprobación

13-03-2008 14-07-2009

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OBJETIVOS

ALCANCE

Socializar las etapas del procesode Gestión Documental para la conformación y desarrollo de los archivos de gestión mediante una herramienta para la interpretación y aplicación de las tablas de retención documental. Establecer las actividades para las transferencias documentales del archivo de gestión al archivo central y el manejo de las transferencias en este último. Determinar las actividades para la eliminación dedocumentos. Desde el archivo de gestión hasta la disposición de los documentos en el archivo central y/o su eliminación.

1. ETAPAS DEL CICLO VITAL DE LOS DOCUMENTOS Las etapas del ciclo vital de los documentos se relacionan con su permanencia en cada uno de los tres tipos de archivo que debe tener la institución en las distintas dependencias. Esta permanencia está definida por las Tablas de RetenciónDocumental y por las Tablas de Valoración Documental. Esos tipos de archivos son: Archivo de gestión Archivo central Archivo histórico

2. ¿QUÉ ES LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL? La Tabla de Retención Documental es el listado de las series documentales con sus correspondientes tipos documentales (si ocurren), a las cuales se asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de losdocumentos.

3. ¿QUÉ ES LA TABLA DE VALORACIÓN DOCUMENTAL? La Tabla de Valoración Documental es el listado de las series documentales que corresponde a fondos acumulados, concerniente a documentación existente de épocas anteriores a la estructura funcional vigente. En el caso de la PGN, aplica para las estructuras funcionales anteriores al año 2000.

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Las Tablas de Valoración Documental, TVD, para la PGN, en la actualidad se encuentran pendientes deaprobación por parte del Archivo General de la Nación (AGN).

4. ¿QUÉ ES UNA SERIE Y UNA SUBSERIE DOCUMENTAL? El Acuerdo 027 del 31 de octubre de 2006 del AGN define una serie documental como un “Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas. Ejemplos: historiaslaborales, contratos, actas e informes, entre otros.” La subserie es el “Conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de esta por su contenido y sus características específicas.”

5. PRESENTACIÓN, INTERPRETACIÓN Y APLICACIÓN DE LA TABLA DE RETENCIÓN DOCUMENTAL Información que aparece en la tabla de retención: Dependencia Productora: Se refiere a ladependencia para la cual se ha elaborado cada tabla de retención documental. Código Dependencia Productora: Es un código único e irrepetible asignado a cada dependencia de la PGN dentro del territorio nacional. Este código es utilizado por el Grupo de Nómina, por la Oficina de Sistemas, por la Oficina de Planeación y en el caso de las TRD, por el Grupo de Archivo Central. Código de Serie ySubserie:

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Los códigos utilizados para las series y las...