Comprender características del proceso

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COMPRENDER LAS CARACTERÍSTICAS DEL PROCESO
Introducción
Este capítulo tratará básicamente sobre el adecuado entendimiento de las características que tiene un proceso, a saber: Flujo, Efectividad, Eficiencia, Tiempo de Ciclo y Costo. Todo ello para que al conocer dichas características resulte más fácil comprender un proceso, identificar sus problemas y tomar las decisiones adecuadas para sumejora.
El empleado y el proceso
Además de entender las características básicas que componen un proceso, es indispensable tener claro que son las personas las que hacen que el proceso se realice y funcione, entonces cuando se quiera realizar la mejora de un proceso se debe tomar en cuenta este factor como uno de los más importantes para lograr el objetivo deseado.
Revisión del Proceso
La revisióndel proceso comprende iniciar un seguimiento personal del flujo de trabajo, analizando y observando su desarrollo para encontrar las dificultades existentes y resolver los problemas con la ayuda de información recolectada bien detallada.
Para este cometido se conforma un equipo de revisión el cual se encarga de evaluar cada actividad que pertenece al proceso; para ello primero se preparandocumentándose con la mayor cantidad de información y conocimiento sobre el flujo total que conforma el proceso y recién proceden a la revisión. Es importante que para la revisión además del encargado de inspeccionar la actividad se encuentre presente la persona que realiza la actividad pues esta posee una mayor comprensión de todos los aspectos relacionados al proceso y puede responder preguntasfundamentales para el equipo de mejoramiento del proceso.
Una vez realizada la comparación entre lo que debería realizarse y la práctica actual, se debe identificar las posibles causas para que existan estas diferencias y por último trazar un plan de acción en el que se especifiquen cuatro cosas importantes: la acción que debe emprender, cuándo se emprenderá la acción, la persona que emprenderá laacción y cómo sabrá el equipo de mejoramiento de proceso que la acción será efectiva para descartar el problema. Por último, se debe documentar todas las acciones realizadas, así como los diagramas de flujo y las evaluaciones que estuvieron incluidas en el proyecto.
Efectividad del Proceso
La efectividad tiene que ver con cuán bien el proceso satisface las necesidades del cliente, es decir lacalidad del proceso. Algunos indicadores de falta de efectividad son: quejas de los clientes, acumulaciones de trabajo, producto o servicio inaceptable, output incompleto, disminución de la participación en el mercado, etc. Una vez identificados cualquiera de ellos se debe recolectar datos históricos para identificar los mayores problemas que impiden ofrecer efectividad.

Eficiencia del proceso
Laeficiencia se refiere al mejor empleo de recursos para generar el output. Sus características son: tiempo del ciclo por unidad, recursos por unidad de output, porcentaje del costo del valor agregado real del costo total del proceso, costo de la mala calidad por unidad de output y tiempo de espera por unidad o transacción.
Tiempo del ciclo del proceso
Es la cantidad total de tiempo que se requierepara completar el proceso. La reducción de este tiempo resulta beneficioso para cuestiones de disminución de costos, mejora de calidad del output e incluso aumento de las ventas. Existen cuatro maneras para calcular el tiempo del proceso, las cuales son:
* Medidas Finales: en este caso se pueden obtener datos de las fechas de inicio con un input y finalización con la entrega del output.* Experimentos Controlados: implican selección de una muestra, introducción de la muestra controlada dentro del proceso y recolección de datos relacionados con la muestra.
* Investigación Histórica: sirve para obtener fechas documentadas de inicio y finalización de procesos principales, se obtienen sobre todo del plan estratégico de operación anual.

* Análisis Científico: se...
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