Guia No1 ADMINISTRACION DOCUMENTAL



SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA





Aprendiz: Yesica Álzate Ramirez


Guía No. 1



Clasificación de los archivos en una empresa.
El archivo debe permitir cumplir dos funciones básicas parasu Clasificación:
1) Almacenar la documentación.
2) Recuperar de inmediato los documentos almacenados.
Otras funciones de los archivos son:
1) Reunir los documentos de la empresa.
2) Proposiciónde documentos.
Los documentos de los archivos no siempre son para conservar. Pesa mucha más la destrucción que la conservación. Influyen los gastos y la logística de la empresa. Se tiende acentralizar la información. No hay sistemas de organización y normalmente no se aplica el principio de procedencia. Su función más importante es la gestión documental e identificación para la destrucción dedocumentos. Se basan en las aplicaciones informáticas. La mayoría de los archivos de empresa son administrativos. Hay algunos intermedios y muy pocos históricos. El Archivo histórico permite conocercuál fue la razón de las primeras decisiones de la empresa e investigar sobre ella y sobre su evolución. Puede ser la base de la política de publicidad de la empresa, y de su área legal (pleitos,leyes aplicadas, relaciones con los gobiernos); ambos son pilares fundamentales para la gestión de la empresa. También impulsa el cambio y la modernización de la cultura de la empresa al tener un pesodecisivo en la formación de los gestores y en las estrategias de quienes diseñan cursos de formación.
- Atendiendo a la ubicación de los archivos:
Archivo centralizado.Toda la documentación de la empresase guarda en una misma ubicación, que podrá estar en la misma empresa o en un lugar distinto.
Archivo descentralizado.La documentación se guarda en distintas ubicaciones, de esta forma, se podránestablecer distintos sistemas de clasificación por ubicación.
- Atendiendo a la frecuencia de consulta:
Archivo activo.Se consulta de forma frecuente. Aquellos documentos cuya consulta sea menor o...