Recepcion de un hotel

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Impresos del departamento de teléfonos .

Nota de cargo o vale de servicio:

Una vez cumplimentado este impreso, se envía a departamento de mano corriente para informarle de la cantidad que tiene que cargar por los servicios de teléfono, prestados a un determinado cliente. Los datosque figuran en la nota de cargo o vale de servicio telefónico son los siguientes:

* Anagrama del hotel

*País y ciudad a donde se ha efectuado la llamada de teléfono o donde se ha enviado un fax o telex.

* Número de teléfono, fax o télex.

* Nombre de la persona comunicada.

* Firma del encargado del departamento de teléfonos.

* Nombre del cliente que efectúa la comunicación.

* Número de la habitación.

* Tiempo de duración de la llamada o envío.

* Fecha en la cual se efectúa lallamada o en el envío.

* Importancia de la llamada o envío.

* Número de orden.

•Ficha de teléfonos y fax

En este impreso se ha de registrar todas las notas de cargo o vales de servicio telefónico y fax a fin de poder realizar el control diario. Los datos que se incluyen son el anagrama del hotel, la fecha y en forma de columna, el número de habitación, el número de cuota de cargo o valela poblaciónde destino, el número de teléfono o fax del destinatario, los pasos del contador, el importe real, el beneficiario, el crédito si lo hubiese y el importe total.

•RESERVAS.

*Podemos definir "Reservas" como: "la acciónmediante la cuál una persona en su nombre, cliente o en nombre de otra, solicita el alquiler de una o más habitaciones, de características determinadas durante unasfechas concretas, contándose las mismas por módulos de 24 horas, bajo un precio determinado de antemano.

•Las funciones de este departamento son:

•La venta correcta de habitaciones.

•El control de las ventas realizadas.

•Atender la correspondencia.

•La utilización y el control del telex, fax y arras.

•Los impresos que se utilizan son

•La hoja de reservas:

Suele serutilizada en los grandes hoteles y cadenas hoteleras en vez del Libro de Reservas empleado en los pequeños hoteles.

En ella se anotan estos datos:

Fechas:día en que se hace la reserva, fecha de llegada y fecha de salida.

Cantidad y tipo de habitaciones.

Servicios contratados:habitación, habitación y desayuno, media pensión, etc.

Nombre y datos de las personasque hacen la reserva, que sevan a alojar y del empleado que toma la reserva.

Observaciones:si tiene o no arras, tratamiento del cliente, descuentos, etc.

•Slip o Tarjeta de reservas:

Es una pequeña tarjetita que contiene la síntesisde la reserva y se utiliza para actualizar y confeccionar el rack de reservas.

Los datos que debe contener son:

# Apellidos y nombre del cliente.

# Fecha de llegada y desalida.

# Cantidad y tipo de habitaciones.

# Quién ha efectuado la reserva.

•Planning:

Es un estadillo o gráfico que permite planificar las reservas.

Los plannings pueden ser:

a) Numéricos. Son los realizados en función del número de habitaciones.

b) Nominales. Son los realizados según los apellidos del cliente.

c) Mixtos o Numéricos-Nominales. En ellos se emplean el número dehabitaciones y los apellidos del cliente a la vez.

Estos tres tipos de plannings son propios de hoteles con pocas habitaciones, con un régimen administrativo de tipo familiar, una clientela habitual y un turismo vacacional.

d) Fore Cast. Es el más utilizado en hoteles medianos y en hoteles con gran número de habitaciones, debido a la operatividad que permite una mayor agilidad.

El ForeCast se divide en columnas:

Habitaciones o acumulativo.

Cancelaciones del acumulativo.

Entradas.

Cancelaciones de entradas.

Salidas.

Cancelaciones de salidas.

En los hoteles que trabajan con grupos se hace un control riguroso de

los mismos. En este caso los datos que deben figurar en el planning son:

? Nombre del grupo.

? Fecha de llegada y salida.

? Cantidad y...
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