Administración documental

LA IMPORTANCIA DE LA ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL EN
UNA INSTITUCIÓN

Primero que todo se hace necesario realizar una definición de administración documental la cual es eentendida como el conjuntode normas técnicas y prácticas usadas para manejar los documentos de todo tipo en una organización bien sea pública o privada o como la que está encaminada a planear, dirigir y controlar la producción,circulación, uso, selección, conservación y disposición final de los documentos, con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida.
La sociedad de todopaís en sus labores diarias, están expuestas a mantener un contacto directo con documentos, documentos estos que según su mayor o menor importancia requieren de conservación, cuidado, organización yclasificación, para que perdure la información que ellos contienen y sea fácil su ubicación al momento de requerirlos.
Es de gran importancia en nuestra sociedad tener un fácil acceso a losdocumentos, bien sean estos en papel, ópticos, audiovisual o en medio magnético u otro, entonces dada su organización en mayor o menor dimensión nos va a satisfacer nuestras necesidades u objetivos en unmomento dado, porque es que la acumulación ordenada de documentos que se crean en el curso de actividades, bien sea por una institución o por un individuo permanecerán preservados para la realización desus propósitos tanto culturales como históricos.
Lo que nos permite la buena administración de documentos en determinada institución, es que podamos eestablecer los procedimientos para ejecutarrápidamente los trámites de los documentos que se procesan o se requieren sin el mayor esfuerzo, proporcionar información cierta, veraz y rápida de los documentos que tramitan, realizar el control de losdocumentos que se crean, procesan y archivan, situación esta que se ve reflejada en economía tanto de tiempo como de dinero para la empresa, toda vez que un archivo bien organizado puede ser o debe...