Administracion documental

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  • Publicado : 30 de marzo de 2011
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ADMINISTRACION DOCUMENTAL

En la administración documental es importante determinar con base en las funciones de las instituciones o empresas el tiempo que se resguardará la documentación en cadauna de sus fases (activa/trámite, semiactiva/concentración, inactiva/histórico), ya que su proceso esta basado en planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección ydisposición final de los documentos de archivos con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida; además la acumulación ordenada de documentos que secrearon en el curso de sus actividades deben ser preservados para la realización de sus propósitos.

Es por eso que se hace imprescindible contar con individuos, ordenados, metódicos, y con ladisposición de dar un buen trato a la información que se les confía, a partir de la cual, se consoliden las evidencias y a través de ella tener acceso a la documentación requerida en el tiempo útil; teniendoen cuenta el proceso o conjunto de procesos que se inicia con el documento desde el simple registro manual de la correspondencia que entra y sale, hasta los mas sofisticados sistemas informáticos quetienen un solo fin y es el de controlar los flujos de trabajo del proceso de tramitación de los expedientes y del mismo modo permitir realizar búsquedas sofisticadas y recuperación de información decualquier lugar. Buscando así nuevas soluciones innovadoras que ofrezcan el buen bienestar a la institución.

Es por eso que se puede decir que los objetivos de la administración documental partendel hecho de querer realizar procedimientos para ejecutar rápidamente trámites de documentos que se encuentran en proceso. Proporcionar información veras y rápida de los documentos que tramitan.Realizar control de documentos que se crean procesan y archivan. Encontrar medios de recuperación de la información cuando se es necesaria. Almacenar la documentación de tal manera que esta perdure...
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