Administracion documental

ACTIVIDAD DE LA SEMANA 1

GENERALIDADES DE LA ADMINISTRACION DOCUMENTAL.

1- Consulta en otras fuentes bibliografías, Internet, Filtros, Documentos del área y amplia el concepto de Administración de Documentos.

R/ La gestión documental es un conjunto de normas, técnicas y prácticas para administrar todos los aspectos relacionados con al documentación en una organización: Almacenamiento,búsqueda, recuperación, actualización, flujo, autenticación, etc.
La administración Documental no es un concepto nuevo, ya que existe prácticamente desde que existe la escritura.
Es una actividad casi tan antigua como la escritura, que nació debido a la necesidad de Documentar o fijar actos administrativos y transacciones legales y comerciales por escrito para dar fe de los hechos. Este tipo dedocumentos se plasmaron sucesivamente en tablillas de arcilla, hojas de papiro, pergaminos y papel.

No obstante, las tecnologías de la información han permitido hacer grandes avances en la gestión documental, mediante los Sistemas de Gestión Documental, estos sistemas permiten informatizar la gestión, haciendo los procesos más ágiles, más eficientes, y con ahorro sustancial de espacio físico.Según la ley 594, ley general de archivo los documentos administrativos sea cual sea su soporte o contenido deben ser clasificados y organizados; esta administración se ha venido haciendo desde hace mucho, se diría que desde el invento de cualquier tipo de documento.

2- A partir de la consulta establece los objetivos que debe perseguir la administración documental y elabora un ensayo máximo de 2páginas sobre la importancia de la administración documental.

Objetivos que debe perseguir la Administración Documental tenemos:
- Organización del archivo
- Facilidad de búsqueda y acceso a la información.
- Reducción de la circulación de documentos y registros en papel.
- Proporcionar información cierta y rápida de los documentos que tramitan.
- Realizar el controlde os documentos que se crean, procesan y archivan.
- Recepción y orientación.
- Administración de listados, impresiones, ordenamiento, consultas, clasificación, manejos de datos.
- Optimización de la actividad requerida.

ENSAYO
R/ Durante siglos, la gestión documental en las organizaciones fue el dominio exclusivo de administradores, archiveros y bibliotecarios, cuyasherramientas manuales básicas eran los libros de registro, las carpetas, archivadores, cajas y estantería en que se guardan los documentos de papel y mas tarde los audiovisuales y los documentos en soportes magnéticos u ópticos, los ficheros o kardex que permiten hacer referencias cruzadas y una larga lista de técnicas.
La administración documental tiene muchas definiciones según lo consultado, puesrepresenta el proceso que se lleva en una oficina o empresa, empezando por lo que queramos o no, el llevar un orden específico para los documentos que manejamos en la oficina, nos da indicio del saber manejar la información que allí se expresa.

Para comenzar, hay que mirar que la administración documental, es la forma o manera manual y/o digitalmente la información requerida por una empresaprestadora de servicios, es decir, la administración documental ofrece amplias y modernas tecnologías, que a su vez son de avanzada para el mejoramiento de sus funciones, debido a que la toma de dediciones seria mas eficaces y eficientes.
Si se observa detenidamente, esta es una herramienta que esta al alcance de todos a aquellos que manejan unos volúmenes de información inmensos, para lo cual se necesitade unos recursos tanto como sistemáticos, ya que esta seria ordenada en los archivos y demás sistematizada para su pronta ubicación.

Ahora bien, teniendo en cuenta los beneficios que nos presenta la administración documental para el manejo de la información, es importante tener en cuenta que los documentos tienen un destino final, pero deben pasar por muchos procesos para llegar a este.
La...