La etica en administración documental

TRABAJO DE ÉTICA

1. LA ÉTICA QUE SE DEBE SEGUIR EN NUESTRA CARRERA:
* Valores:
Honestidad. Ser sincero, directo y cándido son aspectos de la honestidad. La mentira destruye la credibilidad, y debilita la confianza.
Integridad. Ser fiel a sus propias convicciones forma parte de la integridad. El atenerse a los principios, mantener un criterio independiente, y desempeñar sus deberescon imparcialidad, contribuye a mantener la integridad y a evitar conflictos de intereses de hipocresía.
Lealtad. La palabra lealtad tiene muchos sinónimos como lo son, nobleza, constancia, honradez, devoción y fidelidad. La lealtad exige que se dé un balance sutil entre varios intereses, valores e instituciones para lograr la armonía y cohesión.
Responsabilidad. Al hacerse responsable de susactos, contribuye a la toma de decisiones bien deliberadas, y previene las acciones insensatas.
Equidad. La receptividad e imparcialidad son aspectos importantes de la equidad. No deben tomarse decisiones arbitrarias, caprichosas ni prejuiciadas. Se debe tratar a los demás con equidad y tolerancia.
Respeto. El tratar a las personas con dignidad, respetar su privacidad y permitir su libredeterminación son esenciales.

* Normas

1. En la organización documental, se deberá respetar el Principio de Procedencia Administrativa, en las series documentales deberán ser respetadas en su producción original y en su procedencia administrativa. El área quien de acuerdo a sus facultades y funciones produzca o reciba un documento administrativo.

2. La clasificación documental serealizará de acuerdo a las series documentales que se detecten en cada una de las área Secciones, Subsecciones, Series y Subseries del Cuadro de Clasificación del Archivo, siguiendo las normas Internacionales de Descripción Archivísticas ISAD-G,

3. Los documentos administrativos que se produzcan o reciban el ente, deberán ordenarse e insertarse de manera sucesiva en un expediente o carpeta segúnla clasificación ya prevista. La disposición de los documentos deberá llevar el orden al de su producción, es decir, orden descendente, de arriba hacia abajo, una orden que muestre la secuencia histórica del asunto o trámite que realizan en cumplimiento de sus facultades y funciones

4. Los expedientes deberán integrarse con documentos administrativos originales, conteniendo un índice de losmismos y estarán vinculados a su sección y serie respectivas, señalando su titulo preciso y la fecha de su creación o fechas extremas y el número de expediente que le corresponda, esto último deberá indicarse en la carátula del propio expediente.

5. Los documentos emitidos o recibidos por cada dependencia de la institución en el cumplimiento de sus funciones, deben quedar debidamenteregistrados. Debe mantenerse un inventario actualizado de la documentación que custodia el archivo

6. La ubicación de la documentación en carpetas, prensas, cajas, CD, disket, libros cualquier otro resguardo físico, debe garantizar la integridad física y la unidad lógica de los documentos: así como facilitar su localización mediante rótulos, etiquetas, guías o cualquier otro tipo de señalizaciónque contribuya con este propósito.

7. La custodia de los documentos implica la responsabilidad de velar por su adecuada preservación y confidencialidad.  La pérdida o extravío de un documento debe ser detectada y corregida a la mayor brevedad y quedar debidamente consignada cuando sea del caso.

8. Corresponde a los responsables del archivo, gestionar el traslado o eliminación de losdocumentos en los plazos que la institución crea conveniente.
* Que el documento haya finalizado su gestión administrativa.
* Que el índice de consulta del documento sea mínimo.
* Que haya terminado el plazo de los dos años en el archivo
* Que existan razones de peso para que el archivo del Gestión del Despacho lo conserve por un plazo determinado, evaluando su...