Administracion documental

ADMINISTRACIÓN DOCUMENTAL

Concepto:
Es el conjunto de actividades administrativas tendientes a la planificación, manejo y organización de la documentación producida y recibida por las diferentesempresas o entidades desde que se originan hasta su destino final, con el fin de facilitar su utilización y conservación.

Objetivos:
* Facilitar la información de manera ágil, precisa ysobretodo oportuna para aquellas personas que así lo requieran.

* Realizar el control de los documentos que se crean, procesan y archivan de manera adecuada.

* Garantizar en forma permanente laconservación, organización y fácil acceso a los documentos archivados.

* Buscar la racionalización y control de la producción documental, basándose en los procedimientos archivísticos, con elfin de evitar la producción de documentos innecesarios o que documentos que no lo ameriten sean conservados por más tiempo del necesario o el reglamentario.

* Hacer una reglamentación en cuanto altipo de materiales y soportes de
calidad que se empleen, todo en busca de la preservación del medio
ambiente.

Con relación al tercer punto de la actividad el último cargo que desempeñe fue comorecepcionista de una clínica, desafortunadamente en esta empresa no se manejaba correctamente la parte de la organización documental tal vez porque estaba recientemente inaugurada y a la falta de ungerente que pusiera orden a las cosas, de todas maneras a continuación enunciaré mis funciones y las relacionaré de acuerdo a la guía entregada por usted.
* Recibo y radicación de documentos. Alencontrarme en la recepción yo era la encargada de recibir y dar el radicado de todos los documentos y a su vez entregarlos a la persona a la cual estaba dirigido o a la que le correspondiera darletrámite según el asunto.

* Despacho de documentos. Encargada de despachar documentos como cuentas de cobro, correspondencia en general, citaciones, notificaciones etc. Y del archivo del soporte...