Ensato administracion documental

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  • Publicado : 30 de marzo de 2011
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ENSAYO

La administración documental brinda tecnologías avanzadas en el manejo de todo tipo de documentos, archivándolos de forma digital y con un mayor orden dentro de la organización.

Pormedio de la administración documental se establecen políticas, definición de normas, toma de decisiones facilitando la gestión de la empresa. Los documentos son la prueba existente de la empresa, en ellosse soportan todas las actividades de la organización desde el inicio de la actividad económica.

Esta actividad va enfocada a asegurar la historia, las transacciones, movimientos y procedimientosde la organización de forma adecuada.

La administración documental consolida la información disponible en un solo lugar correspondiente para fácil acceso de cada empleado y de los clientes que asílo requieran, facilita la búsqueda y acceso a la información teniendo un control de la documentación que fluye dentro de la empresa.

Las necesidades de los clientes es el pilar del producto de unaempresa por lo cual es más adecuado llegar a ellos con una información ordenada, y clara al momento de ser necesitada, mejorando el manejo de reclamos, dando una pronta respuesta a las inquietudes delos clientes.

Una organización en el área documental puede evitar a la empresa gastos innecesarios de personal, material y equipos que pueden ser de más utilidad en otros departamentos.

Existenfunciones como el recibo de documentos, despacho, elaboración, trámite, préstamo, todo esto dentro de la normatividad legal vigente. Se debe contar con personal idóneo y adecuado para los cargosteniendo en cuenta la responsabilidad y el sigilo que significa manejar la documentación de la empresa.

La productividad de la empresa se ve reflejada en su orden y el cumplimiento a sus clientes,dentro de la misma el control de información es vital, cualquier paso en falso puede costarle a la empresa un tiempo de trabajo, dinero o incluso problemas legales.

En nuestro país existe una...
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