Glosario administracion documental

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ADMINISTRACION DOCUMENTAL: Metodología destinada a planear, dirigir y controlar la producción, circulación, conservación, uso, selección y disposición final de los documentos de archivo con el propósito de lograr eficiencia en el manejo de los mismos a lo largo de su ciclo de vida. Posibilita el tratamiento de los fondos desde su creación hasta su depósito definitivo en el archivo histórico.CASILLERO Mueble con divisiones para clasificar o guardar papeles u otros objetos:

CONSERVACION: Es la forma en que varios documentos se almacenan envueltos o amarrados con un cáñamo así fijando en una de sus caras un título de identificación 

Como podemos contar es un mecanismo no recomendado para la conservación de estos ya sea por su mal  manipulación o manejo,  ocasionando roturasgenerando también un ambiente de deterioro biológico y complicando el proceso de depósito, manipulación y consulta. 

DOCUMENTACION Son los testimonios material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos,fotografías, etc.) en lengua natural o convencional. Es el testimonio de una actividad humana fijada en un soporte.

Cuando los documentos se producen para atender a las competencias y actividades encomendadas a las organizaciones e instituciones, y se realizan a lo largo del tiempo, adquieren su carácter seriado y se denominarán series documentales (actas, libros de contabilidad, correspondencia,etcétera).

DOCUMENTO: Es el testimonio material de un hecho o acto realizado en el ejercicio de sus funciones por instituciones o personas físicas, jurídicas, públicas o privadas, registrado en una unidad de información en cualquier tipo de soporte (papel, cintas, discos magnéticos, películas, fotografías, etcétera) en lenguaje natural o convencional. Es el testimonio de una actividad del hombre,fijado en un soporte. Es sinónimo de unidad documental.
Elemento indivisible que puede estar constituido por un solo documento o por varios que forman un expediente o documento de archivo.

ESTRUCTURA FUNCIONAL: La estructura funcional también conocida como departamentalización funcional, Esta estructura, se podía llamar tradicional ya que predomina en la mayor parte de las organizaciones tantoprivadas como públicas, se fundamenta en los principios de la teoría clásica; un ejemplo gráfico de este tipo de estructura es el siguiente: Organigramas.
EXPEDIENTE Unidad documental formada por un conjunto de documentos generados orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
EXPURGO: Operación técnica de evaluación crítica con vistas a la retirada departe de una colección bibliotecaria. Supresión de determinados fondos de la biblioteca, ya sea momentánea o definitivamente, con el fin de dar mayor operatividad y eficacia a la gestión de la colección, ajustándola a las necesidades reales de los usuarios.

FACSIMIL: Reproducción fiel de un documento lograda a través de un medio mecánico, fotográfico o electrónico, entre otros.

 FILATELIA: Esla afición por coleccionar y clasificar sellos, sobres y otros documentos postales, así como por estudiar la historia postal. En los sellos queda representada parte de la historia nacional o regional de los países mediante figuras de personajes ilustres, monumentos, pinturas, flora, fauna, historia postal, etc., asunto de interés para los coleccionistas (filatelistas) y las personas involucradas enesta materia.

FLUJOGRAMA: Gráficos que indican el movimiento del trabajo, tales como el trámite de un formulario, la confección o transformación de un objeto o los pasos de un procedimiento.

FOLIACION: Es la numeración de todas y cada una de las fojas que conforman el grupo documental y podrá hacerse por fondo, sección, subsección, serie o expediente, atendiendo a los requerimientos...
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